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Lo
que debe hacer al comenzar un nuevo año |
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Una
copia de seguridad de sus ficheros en un nuevo directorio
(por ejemplo "C:\Copia MagisFor 2004").
Para ello, al salir del programa, cuando aparezca la ventana "Copias
de seguridad", pulse el botón "Nuevo directorio de
copia", introduzca un nombre y pulse "INTRO". Luego
realice la copia de seguridad.
Copiar
los ficheros de "Fórmulas", "Productos" y
"Pacientes" con un nuevo nombre que se usará en el
2004. Por ejemplo si su fichero de fórmulas se denomina actualmente "Fórmulas
2003", cópielo como "Fórmulas 2004", el de productos
como "Productos 2004" y el de pacientes como "Pacientes
2004".
Para ello, pulse desde la carpeta "Fórmulas", el primer
botón (Abrir fichero) y cuando aparezca un cuadro de diálogo, pulse
el botón "Copiar". Introduzca el nombre del nuevo fichero
sin extensión. A continuación seleccione el fichero que se habrá creado y
pulse el botón "Abrir".
Haga lo mismo con los ficheros de Productos y de Pacientes.
Poner
a cero, el consumo anual, entradas y salidas de las fichas de
todos los productos del nuevo fichero que se ha copiado para el año 2004.
El consumo anual es todo lo que ha usado en un año, por eso es
imprescindible ponerlo a cero, y por eso hemos hecho una copia del fichero
de productos del año 2003, porque así no perdemos el consumo anual de
dicho año. Se mide en unidades (gr, ml, Kg o lo que haya en el campo unidades de
su ficha.)
La compra total es todo lo que ha comprado (en unidades). Año a año se
puede ir acumulando sin problemas.
Las entradas es todo lo que ha comprado en Euros y conviene ponerlo a
cero el primer día del año. Las salidas es lo contrario también en
Euros. Ambas conviene ponerlas a cero el primer día del año (siempre que
se haya hecho una copia del fichero), así sabrá lo que se ha gastado y lo
que ha ganado (Salidas - Entradas)= beneficios de los productos, ya que
puede comprar a un precio y vender a otro (cada producto tiene 3 precios
diferentes con los que usted puede valorar las fórmulas.)
Para poner a cero ciertos campos de TODOS los productos, ha de ir al menú
Productos ==> Borrar campos.
Debido a que sólo puede existir un fichero de envases, al comenzar un año
no podemos copiar el fichero de envases para poder poner el Consumo anual a
cero etc. Existe una forma de copiarlo para no perder los datos del año
anterior:
Desde la carpeta PRODUCTOS pulsar sobre el botón ABRIR FICHERO.
Aparece la lista de ficheros de productos, y junto a ellos un fichero
llamado ENVASES.PRO que es el de envases. Podemos seleccionarlo y
pulsar el botón COPIAR. Como nombre de la copia le ponemos por ej. ENVASES
2002 de esta forma ahora tenemos el fichero de envases que va a utilizar
el programa (ENVASES.PRO) y su copia. En realidad el nuevo fichero ENVASES
2002 ya no es un fichero de envases sino que ahora es de productos.
Cuando queramos consultarlo o hacer algún listado, bastará abrirlo como si
fuera un fichero de productos e ir al menú LISTADOS ==> PRODUCTOS.
Ahora en el fichero de envases ya podemos borra sus campos Consumo anual,
Compra total, Entradas y Salidas, porque tenemos una copia del fichero
de envases del año anterior.
En
el nuevo libro de Pacientes 2004 que debe haber copiado a partir del
fichero de pacientes 2003, también deberá borrar
ciertos campos (menú Pacientes ==> Borrar Campos ==> (Número
de fórmulas y total euros).
Abrir
un nuevo libro recetario.
Esto es importante, ya que si no lo hace, el libro recetario irá creciendo
indefinidamente y el programa se hará cada vez más lento. Además puede
tener un problema y perder todos los datos de muchos años. Lo mejor es
abrir un nuevo libro dándole como primer número, el último del libro
anterior más uno.
Para abrir un nuevo recetario:
Sitúese en la carpeta Recetario y pulse sobre el botón Abrir
(primer botón de la barra de herramientas). Cuando aparezca un cuadro de diálogo,
pinche sobre el botón Nuevo e introduzca como nombre por ejemplo Recetario
2004 (sin extensión). De esta forma lo tendrá muy identificado y
cuando pasen los años siempre podrá buscarlo y abrirlo para buscar un
apunte.
Al abrir un nuevo libro, lo primero que le piden es que introduzca el número
del primer apunte que registrará, por eso conviene que antes vea el último
número del libro del año 2003.
Cuando busque un apunte por "número de recetario" en un
libro y no lo encuentre, el programa le dará la opción de buscarlo en los
libros recetarios de otros años y si lo encuentra, lo sacará para volverlo
a valorar.
Importante: Cuando abra un nuevo libro recetario y salga del
programa, aparecerá un aviso advirtiéndole de que el recetario actual no
es el que había al entrar. Normalmente deseará cambiar al recetario que
había al entrar, pero en nuestro caso, el 1 de enero debe decir NO
cuando se lo pregunten, de esta forma al volver a entrar a MagisFor trabajará
con el nuevo recetario del año 2004.
También es importante que cuanto antes guarde una fórmula valorada en el
nuevo libro, ya que un fichero vacío puede producir errores extraños.
Si
trabaja con psicótropos, sería conveniente hacer un listado de entradas,
salidas y saldo, y pasarlos al histórico pulsando el botón
"Histórico".
Si ha hecho una copia de los ficheros que hemos mencionado más arriba (fórmulas,
productos y pacientes), siempre que quiera podrá abrirlos para hacer un
listado de ellos.
tenga en cuenta que
el Libro de recepción de productos automáticamente cambiará cada
año.
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