Compartir una carpeta en la nube de OneDrive

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Tutorial para compartir una carpeta en OneDrive con Windows 10 con una farmacia cliente:

 

En este ejemplo vamos a compartir en la nube de OneDive la carpeta 27 que pertenece a la farmacia número 27.

 

Para poder compartir una carpeta en OneDrive, debe tener instalado y activo OneDrive. Si tiene la versión 10 de Windows por defecto OneDrive está instalado y si no lo tiene aún activo, puede activarlo creando una cuenta de "Hotmail" o de "Outlook".

Con versiones anteriores (7 u 8), puede descargarlo aquí: https://onedrive.live.com/about/es-es/download/

La farmacia cliente con la que va a compartir la carpeta, también debe tener instalado y activo OneDrive.

 

Lo primero y fundamental, es lo siguiente:

 


 

-Para la farmacia elaboradora:

1-Tener OneDrive instalado en su ordenador o en sus ordenadores. (Si tiene Windows 10 esto ya lo tiene).

2-Crear en un nuevo usuario en HOTMAIL con el que debe entrar a OneDrive. Ejemplo: nombredesufarmacia@hotmail.com .Ha de ser un nombre genérico ya que lo van a utilizar varios usuarios de diferentes puestos de trabajo que estén trabajando con Magisfor.

3-Cada puesto de trabajo debe entrar a OneDrive con ese nombre de usuario. Esto es fundamental para que esos puestos de trabajo tengan acceso a las mismas carpetas de la nube OneDrive. Si usted ya estaba conectado a OneDrive con otra dirección de Hotmail, deberá cerrar OneDrive y volver a ejecutarlo con la nueva dirección común para todos los puestos de Hotmail.

4-Desde cada puesto de trabajo que vaya a trabajar con la nube, hay que hacer clic sobre el icono de la nube que aparece en la barra de herramientas de Windows y elegir la opción  Más => Configuración

 

              

 

En la segunda ventana en la pestaña "Cuenta" pulse el botón "Elegir carpetas".

 

Debe seleccionar la carpeta "Farmacias"

 

 

Esto lo que hace es que en su ordenador, dentro de su carpeta local de "OneDrive" tendrá el mismo contenido sincronizado de la carpeta "Farmacias" que hay en la nube y Magisfor lee y escribe los datos aquí en su OneDrive local y automáticamente de aquí pasan los datos a la nube y de la nube los datos pasarán a sus otros puestos de trabajo que también tengan OneDrive activado y sincronizado.

 

Las farmacias clientes solo tienen acceso a su número de carpeta que hay dentro de la carpeta "Farmacias" de la nube (no pueden tener los datos sincronizados en su OneDrive local), por eso para verlos tienen que abrir su carpeta compartida con su navegador Web.

 


 

-Para la farmacia cliente:

1-Tener OneDrive instalado.

2-Crear un usuario en Hotmail con el que poder entrar a OneDrive. Puede ser el mismo usuario de entrada a Windows siempre que entre a Windows con una dirección de correo de Hotmail.

 

Nota: La farmacia cliente también puede tener activo OneDrive (con el mismo usuario) en su teléfono móvil, de manera que puede hacer la foto de la receta con el móvil y desde el mismo teléfono móvil puede colocar la foto en la carpeta 27 compartida en el OneDrive de su teléfono móvil.

 


 

 

Una vez conseguido esto, lo demás es muy sencillo.

 

La farmacia elaboradora, para compartir la carpeta 27 con la farmacia cliente número 27:

 

La farmacia elaboradora, dentro del usuario con el que entra a Windows verá la carpeta OneDrive. Es la carpeta local de OneDrive, es decir está en el disco duro de su ordenador y si lo desea puede tener una copia sincronizada con lo que hay en su nube. Magisfor trabaja con la copia de la carpeta "Farmacias" que está sincronizada en su OneDrive local.

 Dentro de la carpeta OneDrive local estará la carpeta "Farmacias" y dentro de "Farmacias" se crearán todas las carpetas compartidas de todas las farmacias clientes.

 

 

En Magisfor para compartir una carpeta con una farmacia cliente, hay que abrir el módulo de farmacias (Menú archivo => Farmacias), seleccionar la farmacia cliente (en este ejemplo es la farmacia 27) y hace clic en el tip "Factura por OneDrive.

 

 

Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si quiere ir a ver (y compartir) la carpeta 27 de esta farmacia. Pulse el botón "" y aparece el explorador de Windows mostrándole las carpetas compartidas con sus farmacias clientes:

 

 

Clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta 27 que se va a compartir y seleccione:

 

MÁS OPCIONES DE USO COMPARTIDO DE ONEDRIVE

 

 

Es importante seleccionar esta opción (y no la opción "Compartir vínculo de OneDrive", porque necesitamos que la carpeta 27 tenga todos los permisos de lectura y escritura y si envía sólo el vínculo, por defecto quien lo recibe solo puede ver lo que hay dentro de la carpeta 27 pero no puede dejar nada en ella.

 

Al seleccionar esa opción, aparece esta ventana:

Aquí es muy importante que seleccione la opción "Permitir la edición", para que la farmacia 27 pueda dejar las copias de sus recetas dentro de esa carpeta.

 

Aparece este mensaje y ha de pulsar la opción "Obtener un vínculo"

 

 

 

A continuación pulsa el botón "Copiar" para copiar el vínculo que tiene que enviarle a la farmacia 27.

 

 

Al pulsar "Copiar" aparentemente no sucede nada, sin embargo se ha copiado en el portapapeles de Windows el vínculo a esa carpeta que quiere compartir.

 

El siguiente paso es enviarle a la farmacia 27 un correo pegando ese vínculo en el cuerpo del mensaje:

 

Ejemplo. La farmacia cliente recibiría un email parecido a este:

 

 

 

Cuando la farmacia cliente haga clic en ese vínculo, verá esto en su navegador:

 

 

Para enviar una receta la farmacia cliente ha de abrir la carpeta "Recetas" y arrastrar ahí la copia de la receta que quiere que le elaboren:

 

En el escritorio de la farmacia cliente se verá algo así:

 

 

 

 

 

Ahora arrastra una o más fotos de las recetas desde su carpeta local "Mis recetas" hasta la carpeta "Recetas" de OneDrive

 

 

En unos segundos, esta copia de receta estará disponible en la farmacia elaboradora (en los puestos de trabajo que tengan OneDrive sincronizado) y si tiene abierto el módulo de AVISOS de Magisfor se escuchará un sonido y se verá la receta que acaba de llegar.

 

Nota: La farmacia cliente también puede tener activo OneDrive (con el mismo usuario) en su teléfono móvil, de manera que puede hacer la foto de la receta con el móvil y desde el mismo teléfono móvil puede colocar la foto en la carpeta 27 compartida en el OneDrive de su móvil.

 

La farmacia elaboradora recibirá enseguida todo lo que la farmacia 27 ha colocado en la carpeta compartida 27:

 

 

(la ventana de avisos en la versión 14 aparece yendo a: Menú Utilidades => Comprobar llegadas de pedidos. Para poder ver la carpeta OneDrive debe tener OneDrive activo en su ordenador.)

 

Ahora esa receta ya está identificada por Magisfor y sabe que es de la farmacia 27, por eso le añade al nombre por delante, la fecha, la hora y la farmacia que la envía.

 

En la versión 14 se llega hasta aquí. Puede seleccionar la receta y pulsar el botón para verla, luego la busca en FÓRMULAS, la VALORA, la guarda en el RECETARIO y le asigna la farmacia 27 (en nuestro ejemplo la 27 es "FARMACIA EJEMPLO 5"). Después en el RECETARIO pulsa el botón "R" que tendrá fondo de color rojo y verá en la carpeta 27 de OneDrive la receta que debe asignar a ese apunte. Si además de la foto le envía otra documentación, también puede asignarla al mismo apunte.

 

 

Al pulsar el botón "R" en el RECETARIO:

 

Observe que como esta farmacia tiene la carpeta 27 compartida en OneDrive, el segundo botón de la barra de herramientas de la imagen de abajo, aparece activado (botón con 2 nubes dibujadas) y si lo pulsa verá todas las recetas que ha dejado la farmacia 27 en su carpeta compartida en la nube.

 

Selecciona la que corresponda y la asigna al apunte actual. Si además de la foto de la receta hay otro documento para la misma receta, vuelve a pulsar el botón "R" en el RECETARIO y lo asigna también al mismo apunte.

 

 

Ahora cuando pulse el botón "Imprimir" en el RECETARIO para imprimir todos los informes (Prospecto, Guía de elaboración etc...), puede crear una macro y luego pulsar el botón "Enviar macro por email":

 

 

Como el cliente tiene activado en su ficha de farmacia OneDrive en la ventana para enviar por email aparecerá el botón de OneDrive activado:

 

 

Ya no es necesario que envíe la macro por email, pulse el botón que tiene dos nubes dibujadas y dejará la macro en la carpeta compartida en OneDrive de la farmacia 27 que es accesible para la farmacia 27.

 

Además de eso, puede guardar también en Magisfor la Guía de Elaboración. En la ventana desde donde se imprime todo, verá activado al lado de la opción G-Guía de Elaboración a terceros (o bien al lado de la opción 1-guía de Elaboración si la receta es de su farmacia), un botón "R" y al pulsarlo guarda en formato pdf dicha guía.

 

 

Las rutas donde se guardan las copias de recetas, esta guía y otros posibles formularios son:

 

Las copias de recetas se guardan en:

C:\MagisFor\Recetas\Nombre de su recetario\

 

Las guías se guardan en:

C:\MagisFor\Recetas\Nombre de su recetario\Guias\

 

Y si además de la receta tiene formularios personalizados suyos que ha rellenado para esa fórmula, se guardarán en:

C:\MagisFor\Recetas\Nombre de su recetario\Formularios\

 

Esos documentos guardados estarán perfectamente identificados ya que en su nombre aparece el número de la farmacia (27) y el número de recetario (en este ejemplo el número 7) y están dentro de una carpeta que tiene el nombre del recetario.

 

 

 

Si lo desea con un programa de firma electrónica "Ejemplo: "AutoFirma", puede firmar digitalmente esos documentos. (AutoFirma permite firmar un grupo de documentos todos al mismo tiempo).

 

 


 

A partir de la versión 15 de Magisfor no necesitará pulsar el botón "Enviar por email", en la ventana donde se imprimen todos los informes verá un botón con la nube de OneDrive activado y si lo pulsa dejará la macro o lo que sea en la carpeta compartida de OneDrive de la farmacia cliente.

 

 

Además a partir de la versión 15 puede hacer muchas más cosas, ya que desde el módulo de AVISOS puede generar una hoja de preparaciones.

Con la hoja de preparaciones puede ir directamente a VALORACIÓN para valorar y guardar en el RECETARIO todos los encargos sin tener que pasar por FÓRMULAS.

Si la hoja de preparaciones está bien hecha, ya contendrá los datos del paciente, del médico, el número de la fórmula, la cantidad etc... con lo cual al llegar al RECETARIO se rellenarán esos datos automáticamente y también se asignará de forma automática la copia de la receta al apunte del RECETARIO.

 

Esta parte no está aún terminada, pero para que tenga una idea de como se trabajará en la versión 15 con la hoja de preparaciones, en su monitor verá estas 3 ventanas con las que va a trabajar símultáneamente:

 

 

 

(Los nombres de archivo que se ven con un signo "!" indican que ya se han pasado a la hoja de preparaciones.)

 

Trabajando con la Hoja de Preparaciones, a la vista tienes estas 3 ventanas con las que trabajas simultáneamente:

-Llegadas de pedidos
-Hoja de preparaciones
-Ventana para buscar las fórmulas.

 

Primero desde la ventana de avisos pasa con un clic las recetas que han llegado a la hoja de preparaciones (puede seleccionar las que quiera). Luego ha de buscar el número de la fórmula pulsando el botón "Fórmulas" que está en la ventana de preparaciones y cuando lo encuentre pulsa el botón que tiene el número de la fórmula y una flecha azul dibujada y se pegará el número de la fórmula en la línea correspondiente de la hoja de preparaciones y Magisfor le pedirá la cantidad a elaborar. La búsqueda es exactamente igual que cuando busca desde la carpeta "FÓRMULAS" del módulo principal de Magisfor.

 

Dependiendo de los datos que lleguen en el nombre del archivo de la receta, Magisfor puede sacar de dicho nombre el nombre del paciente, médico, colegiado etc... (esto se explicará más adelante cuando esté terminada la versión 15).

 

Ahora desde la Hoja de preparaciones puede llevarse todo directamente a VALORACIÓN sin pasar por la carpeta "FÓRMULAS" Y después de valorarla, si ya tiene el nombre del paciente etc... se rellenarán todos los datos en el RECETARIO automáticamente.

 

Observe que en la ventana de AVISOS tienes la ventana "OneDrive" y "RECETAS". La ventana "OneDrive" la llenan sus farmacias clientes, usted no tiene que meter nada ahí, pero para llenar la ventana RECETAS tiene que pasar los adjuntos que le envían por email cambiándoles previamente el nombre anteponiendo el número de la farmacia y un guión. Ahora ya puede ver la ventaja de trabajar con OneDrive (o cualquier otra nube).