-PREPARACIÓN DE PEDIDOS (Versión 15 de Magisfor en adelante) (Válido también para la edición normal de Magisfor)

En el módulo principal de Magisfor se ha sustituido la última carpeta (PSICÓTROPOS) por la carpeta PREPARACIÓN:

Esta Hoja de Preparación del módulo principal de Magisfor, aunque se puede, no se debe de crear desde aquí. La Hoja de Preparación se debe generar desde el módulo LLEGADAS DE PEDIDOS:

Menú Preparación => Comprobar llegadas de pedidos.

Aparece la ventana de AVISOS y en ella definimos las nubes con las que vamos a trabajar (puede trabajar también solo con la carpeta Recetas):

Por defecto la carpeta "Recetas" que es donde habitualmente dejaba las recetas que recibe por email, siempre aparece en PREPARACIÓN de pedidos.

Si comparte carpetas en alguna nube, en AVISOS vaya a: Menú Configuración => Nubes activas

Si le interesa aprender a compartir una carpeta en una nube, lea este tutorial

Para nuestro ejemplo elegimos la nube OneDrive y aparece OneDrive y la carpeta Recetas:

-En la lista de OneDrive aparecerán todas las copias de receta que las farmacias clientes han dejado en su carpeta compartida en OneDrive.

-La lista de abajo es para la carpeta "Recetas" que está a su vez dentro de la carpeta MagisFor y es donde usted coloca las recetas de las farmacias que las envían por correo anteponiendo al nombre de la receta el número de farmacia (esta opción cada vez es más obsoleta).

En la ventana de AVISOS, si la receta está en una carpeta compartida en la nube, Magisfor se encarga de escribir el nombre y número de la farmacia que ha dejado la receta en la carpeta compartida y la fecha y hora, porque sin importar la denominación, sabe perfectamente de quién es esa receta.

En AVISOS, hay un tip que es importante tener seleccionado: "Solo pendientes de preparar":

Cuando ese tip está seleccionado, solo aparecen las recetas que aún no están en la Hoja de Preparación.

Para pasar las copias de receta de la ventana de AVISOS a la Hoja de Preparación:

1-Selecciona la receta o recetas que quiera y pulsa el botón que tiene una doble flecha azul: o bien el botón derecho del ratón y aparece este menú:

(Puede seleccionar TODAS las recetas que han llegado y pasarlas todas en bloque.)

En este ejemplo pasarán esas 3 recetas seleccionadas a la Hoja de Preparación:

Aparece la ventana de Preparación y se pega en ella los datos de esas 3 recetas.

Nota: Esta Hoja de Preparación está en "Avisos", todavía no es la Hoja de Preparación del módulo principal de Magisfor.

Como ya han pasado esas 3 recetas a la Hoja de Preparación, ya no las verá en la ventana de Avisos:

Aunque siguen estando en la carpeta compartida de la nube (o en la carpeta Recetas), no las ve porque tiene seleccionado el tip "Solo pendientes de preparar".

Observe que en la Hoja de Preparación los nombres de las recetas han cambiado. Delante de los nombres aparece el símbolo ! eso indica que esa receta ya está en Preparación.

Importante: En el momento de pasar de la carpeta compartida en la nube o de la carpeta Recetas, a la Hoja de Preparación, Magisfor cambia el nombre de la copia de receta y le pone delante un signo de admiración !

Si usted tiene abierto ese documento, Magisfor no podrá cambiar su nombre y se producirá un error. Estos errores suceden sobre todo con los formatos .pdf, .doc y .docx. No hay problema con los formato .rtf, .jpg etc..., aunque estén abiertos se podrá cambiar su denominación. (para que no haya problemas con el formato RTF, ha de abrir el documento con Wordpad, si lo abre con Word deberá cerrarlo para poder cambiar su nombre).

Como norma general: Si abre una copia de receta para ver su contenido, luego ciérrela antes de asignarla a una Hoja de Preparación. Una vez la tenga en la Hoja de preparación, puede abrirla para verla sin problemas.

Si necesita ver todas las recetas, basta con que desactive el tip "Solo pendientes de preparar":

Observe que ahora vemos al principio, las 3 recetas que ya pasaron a la Hoja de Preparación, pero delante de su nombre aparece el símbolo !

La única diferencia entre una receta que aún no ha pasado a la Hoja de Preparación y otra que sí que ha pasado, es ese signo ! que se coloca delante del nombre de la receta. Cuando activa el Tip "Solo pendientes de preparar", Magisfor oculta aquellas recetas que comienzan con el símbolo !, pero si quiere verlas o quiere volver a incorporarlas a la Hoja de Preparación, las tiene disponibles.

Ahora una vez ha pasado las recetas a la Hoja de Preparación, hay que terminar de rellenar la Hoja de Preparación.

Si en la denominación de la copia de receta está el Nombre del Paciente, DNI, Médico y Colegiado con una nomenclatura especial, Magisfor rellenará también automáticamente esas columnas.

Ejemplo:

Receta con nombre: Lo que sea_PP#José Martinez_DNI#19443555T_MM#Francisco Alonso_CC#123456.pdf

En este nombre de receta Magisfor reconoce y es capaz de separar y guardar en la Hoja de Preparación, el nombre del paciente (José Martinez), su DNI (19443555T), el nombre del médico (Francisco Alonso) y su número de colegiado (123456). Esos datos pasarán a las columnas correspondientes de la hoja de preparación de forma automática.

Cuando Magisfor encuentra "PP#", considera que lo que hay a continuación y hasta el guión "_" es el nombre del paciente. DD# para el DNI del paciente, MM# para el nombre del médico, y CC# para el número de colegiado. La receta puede tener cualquier terminación (.pdf, .jpg, .rtf, .docs, etc...), pero es necesario que tenga una terminación y también es importante que en dicho nombre solo exista el punto que está delante de la terminación, el nombre de la receta no debe de tener más puntos.

Si usted tiene una App para el móvil que envía las copias de recetas, puede pedirle a la empresa que le hizo la aplicación que envíe la foto poniendo el nombre de la foto con este formato. Esto le ahorrará mucho trabajo.

Para terminar de rellenar una fila de la Hoja de preparación:

Nota: Esta Hoja de preparación no es la Hoja de Preparación que usted ve en el módulo principal de Magisfor. Esta Hoja todavía no está disponible en el Módulo principal de Magisfor.

Pulsando INTRO en cualquier celda, puede editarla, pero tiene muchas más opciones si hace un doble clic:

Doble clic en la celda de la columna Valora y aparece esta ventana:

Hay que seleccionar el botón con el que va a valorar la fórmula. Si lo deja en blanco no hay problema, simplemente cuando envíe una línea a VALORACIÓN, tendrá que pulsar usted el botón con el que quiere valorar.

Si para buscar la fórmula necesita ver de qué fórmula se trata, ha de situar el cursor en la celda donde aparece el nombre de la receta y pulsar el botón "Ver/Editar"   o bien hacer doble clic en esa celda. Con eso verá la receta que le envió la farmacia cliente. Recuerde que es importante (en general), no tener el documento abierto.

Ahora haga un doble clic en la celda "NºFórmula" o bien pulse el botón "Fórmula" (tiene unos prismáticos dibujados).

Aparece una ventana similar a la ventana de "FÓRMULAS" del módulo principal de Magisfor con sus mismos filtros para que usted busque la fórmula, (pero estamos en AVISOS, no estamos en el módulo principal de Magisfor).

Una vez encontrada la fórmula pulse el botón que tiene el número de fórmula y una flecha azul dirigida hacia arriba:

Al pulsar el botón "279" se pegarán los datos de esa fórmula en la Hoja de preparación en la fila donde se encuentra el cursor:

Observe que además del número de fórmula se ha copiado también la cantidad, las unidades y el nombre del fichero de fórmulas. (Opcionalmente puede introducir una cantidad diferente ya que Magisfor le presentará una ventana con la cantidad).

Esa línea ya está toda completa, si desea cambiar algo solo debe situarse en la celda que quiera cambiar y pulsar INTRO o bien hacer un doble clic en dicha celda.

Puede suceder que la fórmula que le piden, no exista todavía en su fichero de fórmulas. Entonces debe ir al módulo principal de Magisfor para dar de alta esa nueva fórmula. Luego aquí, en la ventana "Buscar Fórmulas" pulsa el botón que refresca la lista de fórmulas y aparecerá la nueva fórmula. También puede dejar esa celda en blanco, ya que una vez la tenga en la carpeta "PREPARACIÓN" del módulo principal de Magisfor puede buscar la fórmula o darla de alta y asignarla a dicha celda fácilmente.

Por defecto Magisfor ha puesto como Nombre de la Hoja de Preparación, "Preparación 2019-05-13", pero puede elegir cualquier denominación.

Si pulsa el botón "Abrir Preparación", puede cambiar el nombre o hacer varias cosas:

Esta Hoja de Preparación, todavía está en el módulo AVISOS y no es visible en el módulo principal de Magisfor.

Puede crear tantas Hojas de Preparación como desee. Por ejemplo si tiene muchas farmacias clientes, podría crear una Hoja de Preparación para cada una de ellas.

Una vez terminada la Hoja de Preparación, HAY QUE EXPORTARLA AL MÓDULO PRINCIPAL DE MAGIFOR.

PARA EXPORTAR UNA HOJA DE PREPARACIÓN DESDE AVISOS AL MÓDULO PRINCIPAL DE MAGISFOR:

A la derecha del nombre de la hoja de preparación tiene un botón con una flecha verde dirigida hacia arriba:

Cuando pulsa el botón con la flecha verde aparece el mensaje:

Y al pulsar "Aceptar":

Y desaparecerán todos los datos de las filas de esta Hoja de Preparación porque ya está disponible en el módulo principal de Magisfor para su valoración. Ahora si lo desea, aquí en AVISOS, puede abrir o crear una nueva hoja de preparación:

Y a partir de aquí sigue viendo las llegadas y continúa rellenando más Hojas de Preparación.

Cuando lo desee o bien el mismo usuario u otro usuario de Magisfor, desde el módulo principal de Magisfor puede abrir una Hoja de preparación exportada desde Avisos para su valoración automática:

VALORACIÓN AUTOMÁTICA DE HOJAS DE PREPARACIÓN:

Desde el módulo principal de Magisfor, vaya a la carpeta PREPARACIÓN y pulse el botón "Abrir Hoja de Preparación":

Vemos que esta Hoja de Preparación es la misma que exportamos desde el módulo de Avisos.

Si las filas están completas, la valoración de cada fila va a ser completamente automática y muy rápida. Si no está completa, no pasa nada, o bien usted puede completarla aquí pulsando INTRO o doble clic en cualquiera de las celdas, o bien puede empezar a valorar aunque falten algunos datos, ya que durante la valoración tendrá la opción de introducirlos. El único dato imprescindible es el número de registro de la fórmula. Si lo tiene en blanco, seleccione dicha celda, luego vaya a "FÓRMULAS", busque la fórmula o dé de alta la fórmula si no existe en su fichero y vuelva a la carpeta "PREPARACIÓN". Magisfor le preguntará si quiere asignar a la celda actual, la fórmula que hay seleccionada en la carpeta "FÓRMULAS".

Para valorar una fila:

-Sitúe el cursor en la fila que quiera valorar (no importa la columna) y pulse el botón que tiene una flecha de color naranja dirigida hacia la izquierda:

A partir de aquí sucede lo siguiente:

Aparece la fórmula 279 en la carpeta VALORACIÓN y se ha pulsado automáticamente el botón ASSS (que es el que está en la celda "Valora" de preparación):

Como siempre, Magisfor nos pregunta si queremos actualizar el Stock. Se actualiza el stock, luego aparece la lista de envases, se elige un envase (o varios) y aparecen los precios de honorarios, productos etc. También aparece el nombre del paciente porque ya lo teníamos en la Hoja de Preparación y Magisfor nos avisa de que va a guardar el apunte valorado en el RECETARIO.

Al pulsar el botón "Aceptar", se busca como habitualmente al paciente en nuestra lista de Pacientes
 

Y en este ejemplo como el paciente no está en nuestro fichero de pacientes pulsamos el botón "Ignorar" y aparece el RECETARIO con todos los datos rellenos, Médico, Colegiado, paciente, DNI, etc... y Magisfor asigna el apunte a la farmacia número 11 (FARMACIA MARTINEZ) y la receta 11-!receta eritromicina[102].pdf a este apunte 102 del recetario.

Cuando pulse "Aceptar" en este mensaje, se borrará la receta de la carpeta compartida en la nube, ya que se guardó en la carpeta adecuada (....\MagisFor\Recetas\Recetario 2019\) cambiándole el nombre, poniendo el número de la farmacia delante "11" y el número del recetario al final [102]. (Observe que el botón "R" del RECETARIO ya no aparece con fondo rojo porque ya se ha asignado la receta a ese apunte. Si desea asignar cualquier otro documento puede volver a pulsarlo para buscarlo y asignarlo. A un mismo apunte puede asignarle varios documentos relacionados con la receta y también otras plantillas (formularios) creadas por usted que deberá rellenar antes de asignarlas.

IMPORTANTE: Para poder eliminar la copia de receta que ya se guardó en otro lugar, para la mayoría de los formatos (ejemplo ".pdf", ".doc", ".docx"), es IMPRESCINDIBLE que ese documento NO ESTÉ ABIERTO en ningún puesto de trabajo, ya que si está abierto, Windows o Magisfor mostrará el mensaje de error: "Acceso denegado" porque un documento (pdf o doc) abierto no se puede eliminar hasta que no se cierre. Cuando eso sucede, aparecerá el mensaje "Acceso denegado" y Magisfor le permitirá pulsar el botón reintentar (una vez haya cerrado el documento) para poder así eliminarlo.

Los documentos con formato ".rtf", ".jpg" y otros formatos gráficos si que pueden eliminarse aunque estén abiertos. (El formato RTF debe estar abierto con WordPad no con Word. Si lo abre con Word, no podrá eliminarlo si no está cerrado).

El formato ideal para trabajar con Magisfor es el ".rtf" (texto enriquecido).

Después Magisfor le pregunta si quiere guardar el apunte Contable y por último le pregunta si quiere volver a la carpeta PREPARACIÓN:

Y si elige "Sí" vuelve a la carpeta de PREPARACIÓN de la que partió, pero ya no verá la línea de esta fórmula que ya ha valorado y guardado en el RECETARIO.

Todos estos pasos se realizan en pocos segundos, si la Hoja de Preparación está completa, 10 o 15 seg. aproximadamente.

Ahora tiene que seleccionar otra línea y volver a valorarla pulsado el botón que tiene una flecha de color naranja.

Cuando termine de valorar toda la Hoja de Preparación, (la hoja quedará en blanco), puede pulsar el botón "Abrir Hoja" para valorar otra Hoja que tal vez desde otro puesto de trabajo le han preparado desde el módulo de AVISOS y luego la han exportado al módulo principal de Magisfor para que usted pueda abrirla y valorarla. Puede crear tantas Hojas de preparación como desee.

Si en esta Hoja hay varias farmacias clientes mezcladas y usted prefiere valorar todas las farmacias agrupadas, sitúe el cursor en una celda de la columna Nº Farmacia, y pulse el botón A/Z (ordenar). Puede ordenar las filas, por la columna que quiera.

Es posible que en la Hoja de preparación usted haya dejado en blanco algunas celdas (por ejemplo, nombre del paciente, DNI, Médico, Colegiado...), no hay problema, esos datos se podrán ir rellenando conforme avance en la valoración.

Las celdas número de fórmula y fichero de fórmulas al que pertenece es obligatorio que estén rellenas. La columna Nube también.

Si usted quiere incluir una receta de su propia farmacia, el número de farmacia es cero (0). Puede guardarla en la carpeta Recetas poniendo delante del nombre un cero y un guión. Ejemplo:

"0-Receta de Mi Farmacia.pdf".

Aquí, igual que en la Hoja de preparación del módulo de AVISOS, también puede pulsar INTRO o hacer doble clic en las celdas para rellenarlas.

Algunas cosas que ha de saber al hacer doble clic en una celda:

-Para buscar una farmacia cliente: Doble clic en la celda "Número de farmacia" y aparece la lista de sus farmacias para que escoja una.

-Para buscar un médico: Doble clic en la celda "Médico" y aparecerá la lista de médicos.

-Para buscar una fórmula: Doble clic en la celda "NºFormula" y Magisfor le lleva a la carpeta FÓRMULAS, busque la fórmula y luego vuelva a la carpeta PREPARACIÓN. Magisfor le preguntará si quiere pegar la fórmula elegida.

-Para buscar un paciente: Doble clic en la celda "Paciente" y Magisfor le lleva a la carpeta PACIENTES, busque al Paciente y una vez seleccionado vuelva a la carpeta PREPARACIÓN. Magisfor pegará los datos de dicho Paciente.

En la columna nube puede aparecer lo siguiente:

O: La receta está compartida en OneDrive

G: La receta está compartida en Google Drive

N: La receta está compartida en otra nube

R: La receta se encuentra en la carpeta Recetas

El pequeño botón de color gris que hay en la parte superior izquierda de los datos, es por si necesita refrescar la lista.

Importante: Dos usuarios no pueden (o no deben) valorar al mismo tiempo la misma Hoja de preparación, ya que podría suceder que estuvieran valorando y guardando al mismo tiempo la misma fila de la misma Hoja de preparación, es decir, la misma fórmula. Lo mejor es que un usuario se dedique a crear las Hojas de preparación y otro se dedique a valorarlas, o bien si hay más usuarios valorando desde una Hoja de Preparación, nombrar las Hojas de preparación que se exportan anteponiendo el nombre del usuario que debe valorarla.

Otros tutoriales relacionados:

-Compartir una carpeta en la nube