Enviar emails desde MagisFor

Excepto las etiquetas para pegar en los frascos de las fórmulas terminadas, no es necesario imprimir nada, puede almacenarlo en formato digital (pdf), entregarlo por email o Magisfor puede dejarlo en carpetas compartidas en las nubes. En realidad, si lo desea, también puede enviar por email la etiqueta del frasco.

Importantísimo: Magisfor puede enviar un email a cualquier programa de correos, pero si el email lleva un archivo adjunto (ejemplo una factura) y no quiere tener que configurar los datos SMTP, el programa de correos tiene que soportar la interface MAPI (Messaging Application Program Interface), es decir tiene que incluir un Servidor MAPI.

MAPI es una interfaz de programación de Microsoft Windows que permite enviar correo desde una aplicación de Windows y adjuntar un documento.

Si su programa de correos no soporta MAPI, Magisfor no podrá dejar en la bandeja de salida un mensaje con un adjunto y se producirá el error "no se ha encontrado el adjunto" (aunque el adjunto si que está).
Magisfor utiliza un control MAPI para enviar un correo con un adjunto y necesita que MAPI exista en su programa de correos.

Un programa gratuito que funciona muy bien con Magisfor es Thunderbird de Mozilla. Es muy importante que instale Thunderbird de 32 bits, ya que si instala el de 64 bits como Magisfor es de 32 bits no se pueden comunicar y fallan los envíos de e-mails y de adjuntos.

Nota: A partir de la versión 16 de Magisfor, puede enviar adjuntos a través de cualquier programa de correos, pero deberá quitar muchas protecciones a esos programas para permitir que Magisfor envíe correos a través de ellos. (He realizado muchas pruebas con distintos programas de correos, pero siempre Thunderbird (que tiene la interfaz MAPI), es el más rápido y el que mejor resultado ha dado).

Luego de instalar Thunderbird (de 32 bits), ha de dar de alta una cuenta de correos o varias y poner una de ellas como cuenta de correo predeterminada y muy importante también, debe decirle a Windows que ese programa de correo (Thunderbird) es el programa de correo predeterminado en su sistema. Esto es imprescindible porque Magisfor siempre enviará los correos y los adjuntos a través del programa predeterminado de correos de su sistema.

Normalmente al entrar por primera vez al programa de correos Windows le va a preguntar si quiere que ese sea el programa predeterminado de correo. Si no es así, puede ir a Panel de Control => Programas predeterminados y activarlo (asegúrese de que todas las opciones de su programa de correos sean predeterminadas).

El mejor programa de correos para utilizar con Magisfor es Thunderbird de 32 bits de Mozilla. Es gratuito, rápido, funciona perfectamente y envía los adjuntos tal como están. Puede descargarlo aquí:

(Si ya tiene instalado Thunderbird, puede ver si es de 32 o 64 bits yendo a: Menú Ayuda => Acerca de... y si tiene instalado el de 64 bits, deberá desinstalarlo antes de instalar el compatible de 32 bits)

Además es muy sencillo importar a Thunderbird todas sus cuentas de correo y todos sus e-mails de otros servidores de correos. También puede dar de alta cualquier dirección de correos (Gmail, Outlook, etc..., todas sirven).

Nota: A partir de la versión 16 de Magisfor, puede utilizar cualquier programa de correos, pero deberá configurarlo y quitar protecciones en dichos programas de correos para permitir que Magisfor envíe los correos a través de esos programas (generalmente están bloqueados los permisos para que otros programas envíen los correos).

Con Outlook 365 funciona perfectamente, pero deberá configurarlo (usuario, contraseña, puertos y servidor SMTP).

Cuando envíe masivamente muchos email con archivos adjuntos (las facturas), si usa Outlook, ha de tener la precaución de activar el tip: "Con pausas" y esperar aproximadamente 10 o 20 segundo cada vez que aparece el mensaje de pausa. Esto es debido a que si trata de enviar todas las facturas o cualquier otro documento adjunto demasiado rápido, Microsoft se da cuenta y piensa que está enviando SPAM y es probable que se interrumpa el envío y aparezca un mensaje de aviso de SPAM. (Con Thunderbird de Mozilla, esto no sucede).

Con Gmail, se pueden enviar los adjuntos, pero es mucho más complicado, ya que antes, debe desactivar muchas protecciones en el servidor de correos de Gmail y aún así, si lo consigue, no verá los envíos en su bandeja de Gmail de correos enviados. (En Outlook si que aparecen en la bandeja "Mensajes enviados", los mensajes con adjuntos que ha enviado desde Magisfor).

Es más sencillo dar de alta su dirección de correos de Gmail en Thunderbird o en Outlook que utilizar directamente Gmail para los envíos.

Si todo lo explicado arriba lo tiene correcto y aún así se produce un error, probablemente es debido a que Windows ha bloqueado el puerto que MagisFor trataba de abrir para enviar el correo.

La primera vez que en MagisFor pulsa alguno de sus múltiples botones de envío, por seguridad va a aparecerle un mensaje que le va a decir que hay un programa o alguien (Magisfor) tratando de abrir un puerto para enviar algo etc. Es fundamental que la primera vez que aparezca ese mensaje, pulse el botón Permitir, porque si pulsa el botón Bloquear el envío de e-mails desde MagisFor ya no va a funcionar nunca más, para que vuelva a funcionar, deberá ir a:

Panel de Control => Centro de Seguridad y en la izquierda ir a Firewall de Windows => permitir un programa a través de Firewall de Windows. Ahí pulsa el botón Agregar programa y busca los módulos de MagisFor que conectan con Internet: MagisFor.exe, Magis.exe, Contabilidad.exe, Imprimir.exe y dentro de la carpeta Enviar que a su vez está dentro de la carpeta MagisFor, están los programas que envían las facturas o los informes: Enviar.exe y EnviarM.exe y algunos más.

(Es más sencillo restaurar los valores predeterminados de Firewal y cuando vuelva a enviar un email desde MagisFor le dice que lo permita).

Una vez comprobado todo eso, ya no debería de tener problemas para enviar cualquier cosa desde MagisFor.

Para que Thunderbird sea el programa de correos predeterminado:
Hay que ir a: Panel de Control => Programas predeterminados y ahí buscar el programa de correos y seleccionar Thunderbird.

(O bien, si tiene Windows 10 puede ir a Configuración => Aplicaciones => Aplicaciones predeterminadas).

Además de eso es posible que tengáis que elegir los valores predeterminado por aplicación:

En la parte de abajo de esa ventana aparece, la línea: "Establecer valores predeterminado por aplicación", pulsas ese link, eliges la aplicación "Thunderbird" y pulsas el botón "Administrar":

Las dos asociaciones que interesa activar para Thunderbird son .eml y MAILTO.

Ahora reinicias el ordenador para estar seguro de que va a funcionar y ya debe funcionar todo bien.

El tip "Comprobar siempre al iniciar si Thunderbird es el cliente de correo por omisión" debe estar seleccionado.

Si no está funcionando, puede pulsar el botón que hay a la derecha: "Comprobar ahora".

A veces después de hacer eso hay que reiniciar el ordenador para que Windows se entere de que Thunderbird es el programa predeterminado de correos.

Si tienes instalado un Outlook de Office antiguo (de Office 7 u Office 10) y lo tenías como programa predeterminado: En este caso, a menudo, no hay más remedio que desinstalar el programa, porque he comprobado que por mucho que pongas a Thunderbird como programa predeterminado, si usas una sola vez tu antigüo Outlook, Microsoft vuelve a poner Outlook como predeterminado.

Antes de desinstalarlo puedes exportar todos los mensajes o importarlos desde la libreta de direcciones de Thunderbird:

Envíos de informes adjuntos por email desde MagisFor y envío de facturas adjuntas por email