-PREPARACIÓN DE PEDIDOS
(Versión 15 de Magisfor en adelante) (Válido también para la
edición normal de Magisfor)
En el módulo
principal de Magisfor se ha sustituido la última carpeta (PSICÓTROPOS)
por la carpeta PREPARACIÓN:
Esta Hoja
de Preparación del módulo principal de Magisfor, aunque
se puede, no se debe
de crear desde aquí. La Hoja de
Preparación se debe generar desde el módulo
LLEGADAS DE PEDIDOS:
Menú
Preparación => Comprobar llegadas de pedidos.
Aparece la
ventana de AVISOS y en ella definimos las nubes con las que vamos a
trabajar (puede trabajar también solo con la carpeta Recetas):
Por defecto la
carpeta "Recetas" que es donde habitualmente dejaba las recetas
que recibe por email, siempre aparece en PREPARACIÓN de pedidos.
Si comparte
carpetas en alguna nube, en AVISOS vaya a: Menú
Configuración => Nubes activas
Si le interesa
aprender a compartir una carpeta en una nube, lea
este tutorial
Para nuestro
ejemplo elegimos la nube OneDrive y aparece OneDrive y la
carpeta Recetas:
-En la lista de
OneDrive aparecerán todas las copias de receta que las farmacias
clientes han dejado en su carpeta compartida en OneDrive.
-La lista de
abajo es para la carpeta "Recetas" que está a su vez dentro de la
carpeta MagisFor y es donde usted coloca las recetas de las
farmacias que las envían por correo anteponiendo al nombre de la
receta el número de farmacia (esta opción cada vez es más
obsoleta).
En la ventana de
AVISOS, si la receta está en una carpeta compartida en la nube, Magisfor se encarga de escribir el
nombre y número de la
farmacia que ha dejado la receta en la carpeta compartida y la fecha y
hora, porque sin importar la denominación, sabe perfectamente de
quién es esa receta.
En AVISOS, hay
un tip que es importante tener seleccionado: "Solo pendientes de
preparar":
Cuando ese tip
está seleccionado, solo aparecen las recetas que aún no están en la
Hoja de Preparación.
Para pasar
las copias de receta de la ventana de AVISOS a la Hoja de Preparación:
1-Selecciona la
receta o recetas que quiera y pulsa el botón que tiene una doble flecha
azul: o
bien el botón derecho del ratón y aparece este menú:
(Puede
seleccionar TODAS las recetas que han llegado y pasarlas todas en
bloque.)
En este ejemplo
pasarán esas 3
recetas seleccionadas a la Hoja de Preparación:
Aparece la
ventana de Preparación y se pega en ella los datos de esas 3
recetas.
Nota: Esta Hoja de Preparación
está en "Avisos", todavía no es la Hoja de Preparación del
módulo principal de Magisfor.
Como ya han
pasado esas 3 recetas a la Hoja de Preparación, ya no las verá en
la ventana de Avisos:
Aunque siguen
estando en la carpeta compartida de la nube (o en la carpeta Recetas),
no las ve porque tiene seleccionado el tip "Solo pendientes de
preparar".
Observe que en
la Hoja de Preparación los nombres de las recetas han cambiado.
Delante de los nombres aparece el símbolo ! eso indica que esa
receta ya está en Preparación.
Importante: En el momento de
pasar de la carpeta compartida en la nube o de la carpeta Recetas, a la
Hoja de Preparación, Magisfor cambia el nombre de la copia de receta y
le pone delante un signo de admiración !
Si usted
tiene abierto ese documento, Magisfor no podrá cambiar su nombre y se
producirá un error. Estos errores suceden sobre todo con los
formatos .pdf, .doc y .docx. No hay problema con los formato .rtf, .jpg
etc..., aunque estén abiertos se podrá cambiar su denominación.
(para que no haya problemas con el formato RTF, ha de abrir el documento
con Wordpad, si lo abre con Word deberá cerrarlo para poder
cambiar su nombre).
Como norma
general: Si abre una copia de receta para ver su contenido, luego
ciérrela antes de asignarla a una Hoja de Preparación. Una vez la tenga
en la Hoja de preparación, puede abrirla para verla sin problemas.
Si necesita ver
todas las recetas, basta con que desactive el tip "Solo pendientes de
preparar":
Observe que
ahora vemos al principio, las 3 recetas que ya pasaron a la Hoja de Preparación,
pero delante de su nombre aparece el símbolo !
La única
diferencia entre una receta que aún no ha pasado a la Hoja de
Preparación y otra que sí que ha pasado, es ese signo
! que se coloca delante del nombre de la receta. Cuando activa el
Tip "Solo pendientes de preparar", Magisfor oculta aquellas recetas
que comienzan con el símbolo !, pero si quiere verlas o quiere
volver a incorporarlas a la Hoja de Preparación, las tiene disponibles.
Ahora una vez ha
pasado las recetas a la Hoja de Preparación, hay que
terminar de rellenar la Hoja de Preparación.
Si en la
denominación de la copia de receta está el Nombre del Paciente, DNI,
Médico y Colegiado con una nomenclatura especial, Magisfor
rellenará también automáticamente esas columnas.
Ejemplo:
Receta con
nombre:
Lo que sea_PP#José Martinez_DNI#19443555T_MM#Francisco Alonso_CC#123456.pdf
Esta
nomenclatura también sirve:
Lo que sea_PP#José MartinezDNI#19443555TMM#Francisco AlonsoCC#123456.pdf
Es decir solo es
necesario el primer guión bajo antes de "PP#", el resto de
guiones bajos no son necesarios.
En este nombre
de receta Magisfor reconoce y es capaz de separar y guardar en la
Hoja de Preparación, el nombre del paciente (José Martinez),
su DNI (19443555T), el nombre del médico (Francisco
Alonso) y su número de colegiado (123456). Esos datos pasarán a
las columnas correspondientes de la hoja de preparación de forma
automática.
Cuando Magisfor
encuentra "PP#", considera que lo que hay a continuación es el nombre del paciente. DD# para el DNI
del paciente, MM# para el nombre del médico, y CC# para el
número de colegiado. La receta puede tener cualquier terminación (.pdf,
.jpg, .rtf, .docs, etc...), pero es necesario que tenga una terminación
y también es importante que en dicho nombre solo exista el punto que
está delante de la terminación, el nombre de la receta no debe de
tener más puntos.
Si usted tiene
una App para el móvil que envía las copias de recetas, puede pedirle a
la empresa que le hizo la aplicación que envíe la foto poniendo el
nombre de la foto con este formato. Esto le ahorrará mucho trabajo.
Para terminar
de rellenar una fila de la Hoja de preparación:
Nota:
Esta Hoja de preparación no es la Hoja de Preparación que usted ve en el
módulo principal de Magisfor. Esta Hoja todavía no está disponible en el
Módulo principal de Magisfor.
Pulsando
INTRO en cualquier celda, puede editarla, pero tiene muchas más
opciones si hace un doble clic:
Doble clic
en la
celda de la columna Valora y aparece esta ventana:
Hay que
seleccionar el botón con el que va a valorar la fórmula.
Si lo deja en blanco no hay problema, simplemente cuando envíe una línea
a VALORACIÓN, tendrá que pulsar usted el botón con el que quiere
valorar.
Si para buscar
la fórmula
necesita ver de qué fórmula se trata, ha de situar el cursor en la celda
donde aparece el nombre de la receta y pulsar el botón "Ver/Editar"
o
bien hacer doble clic en esa celda. Con eso verá la receta que le
envió la farmacia cliente. Recuerde que es importante (en general), no
tener el documento abierto.
Ahora haga un
doble clic en la celda "NºFórmula" o bien pulse el botón "Fórmula"
(tiene unos prismáticos dibujados).
Aparece una
ventana similar a la ventana de "FÓRMULAS" del módulo
principal de Magisfor con sus mismos filtros para que usted busque la fórmula, (pero
estamos en AVISOS, no estamos en el módulo principal de Magisfor).
Una vez
encontrada la fórmula pulse el botón que tiene el número de fórmula y
una flecha azul dirigida hacia arriba:
Al pulsar el
botón "279" se pegarán los datos de esa fórmula en la Hoja de
preparación en la fila donde se encuentra el cursor:
Observe que
además del número de fórmula se ha copiado también la cantidad,
las unidades y el nombre del fichero de fórmulas.
(Opcionalmente puede introducir una cantidad diferente ya que Magisfor
le presentará una ventana con la cantidad).
Esa línea ya
está toda completa, si desea cambiar algo solo debe situarse en la celda
que quiera cambiar y pulsar INTRO o bien hacer un doble clic en
dicha celda.
Puede suceder
que la fórmula que le piden, no exista todavía en su fichero de
fórmulas. No es un problema, rellene los máximos datos que tenga
disponibles.
Puede dejar esa celda en blanco, ya que una vez
pase los datos a la carpeta "PREPARACIÓN" del módulo principal de
Magisfor puede buscar la fórmula, modificarlas o darla de alta y asignarla a dicha
celda más fácilmente.
Por defecto
Magisfor ha puesto como Nombre de la Hoja de Preparación, "Preparación
2019-05-13", pero puede elegir cualquier denominación.
Si pulsa el
botón "Abrir Preparación", puede cambiar el nombre o hacer varias
cosas:
Esta Hoja de
Preparación, todavía está en el módulo AVISOS y no es visible en el módulo principal de Magisfor.
Puede crear
tantas Hojas de Preparación como desee. Por ejemplo si tiene muchas
farmacias clientes, podría crear una Hoja de Preparación para cada una
de ellas.
Una vez
terminada la Hoja de Preparación, HAY QUE EXPORTARLA AL MÓDULO
PRINCIPAL DE MAGIFOR.
PARA EXPORTAR UNA HOJA DE
PREPARACIÓN DESDE AVISOS AL MÓDULO PRINCIPAL DE MAGISFOR:
A la derecha del
nombre de la hoja de preparación tiene un botón con una flecha verde dirigida hacia
arriba:
Cuando pulsa el
botón con la flecha verde aparece el mensaje:
Y al pulsar
"Aceptar":
Y desaparecerán
todos los datos de las filas de esta Hoja de Preparación porque ya está
disponible en el módulo principal de Magisfor para su valoración. Ahora si lo desea,
aquí en AVISOS, puede abrir
o crear una nueva hoja de preparación:
Y a partir de
aquí sigue viendo las llegadas y continúa rellenando más Hojas de Preparación.
Cuando lo desee
o bien el mismo usuario u otro usuario de Magisfor, desde el módulo
principal de Magisfor puede abrir una Hoja de preparación exportada
desde Avisos para su valoración automática:
VALORACIÓN
AUTOMÁTICA DE HOJAS DE PREPARACIÓN:
Desde el módulo
principal de Magisfor, vaya a la carpeta PREPARACIÓN y pulse el
botón "Abrir Hoja de Preparación":
Vemos que esta
Hoja de Preparación es la misma que exportamos desde el módulo de
Avisos. Si no tiene aún el número de fórmula, haga un doble
clic en la celda "NºFórm" y Magisfor le llevará a la
carpeta "FÓRMULAS", en donde puede buscar la fórmula, modificarla
o dar de alta una nueva si no existe. Luego vuelva a la carpeta "PREPARACIÓN"
y Magisfor le dirá si queire pegar ese núemro de fórmula en el que
estaba situado.
Si las filas
están completas, la valoración de cada fila va a ser completamente
automática y muy rápida. Si no está completa, no pasa nada, o bien usted puede
completarla aquí pulsando INTRO o doble clic en cualquiera de las
celdas, o bien puede empezar a valorar aunque falten algunos datos, ya
que durante la valoración tendrá la opción de introducirlos. El único
dato imprescindible es el número de registro de la fórmula. Si lo tiene
en blanco, seleccione dicha celda, luego vaya a "FÓRMULAS", busque la
fórmula o dé de alta la fórmula si no existe en su fichero y vuelva a la
carpeta "PREPARACIÓN". Magisfor le preguntará si quiere asignar a la
celda actual, la fórmula que hay seleccionada en la carpeta "FÓRMULAS".
Para valorar
una fila:
-Sitúe el cursor
en la fila que quiera valorar (no importa la columna) y pulse el
botón que tiene una flecha de color naranja dirigida hacia la
izquierda:
A partir de aquí
sucede lo siguiente:
Aparece la
fórmula 279 en la carpeta VALORACIÓN y se ha pulsado
automáticamente el botón ASSS (que es el que está en la celda
"Valora" de preparación):
Como siempre,
Magisfor nos pregunta si queremos actualizar el Stock. Se actualiza el
stock, luego aparece la lista de envases, se elige un envase (o varios)
y aparecen los precios de honorarios, productos etc. También aparece el
nombre del paciente porque ya lo teníamos en la Hoja de Preparación y
Magisfor nos avisa de que va a guardar el apunte valorado en el
RECETARIO.
Al pulsar el
botón "Aceptar", se busca como habitualmente al paciente en
nuestra lista de Pacientes
Y en este
ejemplo como el paciente no está en nuestro fichero de pacientes
pulsamos el botón "Ignorar" y aparece el RECETARIO con todos los
datos rellenos, Médico, Colegiado, paciente, DNI, etc... y Magisfor
asigna el apunte a la farmacia número 11 (FARMACIA MARTINEZ) y la receta 11-!receta
eritromicina[102].pdf a este apunte 102 del recetario.
Cuando pulse "Aceptar"
en este mensaje, se borrará la receta de la carpeta compartida en la
nube, ya que se guardó en la carpeta adecuada (....\MagisFor\Recetas\Recetario
2019\) cambiándole el nombre, poniendo el número de la farmacia
delante "11" y el número del recetario al final [102].
(Observe que el botón "R" del RECETARIO ya no aparece con fondo
rojo porque ya se ha asignado la receta a ese apunte. Si desea asignar cualquier
otro documento puede volver a pulsarlo para buscarlo y asignarlo. A un
mismo apunte puede asignarle varios documentos relacionados con la receta
y también otras plantillas (formularios) creadas por usted que deberá rellenar antes
de asignarlas.
IMPORTANTE: Para poder eliminar la copia de
receta que ya se guardó en otro lugar, para la mayoría de los formatos
(ejemplo ".pdf", ".doc", ".docx"), es IMPRESCINDIBLE que ese
documento NO ESTÉ ABIERTO en ningún puesto de trabajo, ya que si está
abierto, Windows o Magisfor mostrará el mensaje de error: "Acceso
denegado" porque un documento (pdf o doc) abierto no se puede
eliminar hasta que no se cierre. Cuando eso sucede, aparecerá el
mensaje "Acceso denegado" y Magisfor le permitirá pulsar el botón
reintentar (una vez haya cerrado el documento) para poder así
eliminarlo.
Los documentos
con formato ".rtf", ".jpg" y otros formatos gráficos si que
pueden eliminarse aunque estén abiertos. (El formato RTF debe estar
abierto con WordPad no con Word. Si lo abre con Word, no podrá
eliminarlo si no está cerrado).
El formato ideal
para trabajar con Magisfor es el ".rtf" (texto enriquecido).
Después Magisfor
le pregunta si quiere guardar el apunte Contable y por último le
pregunta si quiere volver a la carpeta PREPARACIÓN:
Y si elige "Sí"
vuelve a la carpeta de PREPARACIÓN de la que partió, pero ya no verá
la línea de esta fórmula que ya ha valorado y guardado en el RECETARIO.
Todos estos
pasos se realizan en pocos segundos, si la Hoja de Preparación
está completa, 10 o 15 seg. aproximadamente.
Ahora tiene que seleccionar otra
línea y volver a valorarla pulsado el botón que tiene una flecha de
color naranja.
Cuando termine
de valorar toda la Hoja de Preparación, (la hoja quedará en
blanco), puede pulsar el botón "Abrir
Hoja" para valorar otra Hoja que tal vez desde otro puesto de
trabajo le han preparado desde el módulo de AVISOS y luego la han
exportado al módulo principal de Magisfor para que usted pueda abrirla y
valorarla. Puede crear tantas Hojas de
preparación como desee.
Si en esta Hoja
hay varias farmacias clientes mezcladas y usted prefiere valorar todas
las farmacias agrupadas, sitúe el cursor en una celda de la columna
Nº Farmacia, y pulse el botón A/Z (ordenar). Puede ordenar
las filas, por la columna que quiera.
Es posible
que en la Hoja de preparación usted haya dejado en blanco algunas
celdas (por ejemplo, nombre del paciente, DNI, Médico, Colegiado...), no
hay problema, esos datos se podrán ir rellenando conforme avance en la
valoración.
Las celdas
número de fórmula y fichero de fórmulas al que pertenece es obligatorio
que estén rellenas. La columna Nube también.
Si usted
quiere incluir una receta de su propia farmacia, el número de farmacia
es cero (0). Puede guardarla en la carpeta Recetas poniendo delante
del nombre un cero y un guión. Ejemplo:
"0-Receta de Mi
Farmacia.pdf".
Aquí, igual que
en la Hoja de preparación del módulo de AVISOS, también puede pulsar INTRO o hacer
doble clic en las celdas
para rellenarlas.
Algunas cosas
que ha de saber al hacer doble clic en una celda:
-Para buscar
una farmacia cliente: Doble clic en la celda "Número de farmacia"
y aparece la lista de sus farmacias para que escoja una.
-Para buscar
un médico: Doble clic en la celda "Médico" y aparecerá la
lista de médicos.
-Para buscar
una fórmula: Doble clic en la celda "NºFormula" y Magisfor le
lleva a la carpeta FÓRMULAS, busque la fórmula y luego vuelva a
la carpeta PREPARACIÓN. Magisfor le preguntará si quiere pegar
la fórmula elegida.
-Para
buscar un paciente:
Doble clic en la celda "Paciente" y Magisfor le lleva a
la carpeta PACIENTES, busque al Paciente y una vez
seleccionado vuelva a la carpeta PREPARACIÓN. Magisfor pegará
los datos de dicho Paciente.
En la columna
nube puede aparecer lo siguiente:
O: La
receta está compartida en OneDrive
G: La
receta está compartida en Google Drive
N: La
receta está compartida en otra nube
R: La
receta se encuentra en la carpeta Recetas
El pequeño botón
de color gris que hay en la parte superior izquierda de los datos, es
por si necesita refrescar la lista.
Importante: Dos usuarios no
pueden (o no deben) valorar al mismo tiempo la misma Hoja de preparación,
ya que podría suceder que estuvieran valorando y guardando al mismo
tiempo la misma fila de la misma Hoja de preparación, es decir, la misma
fórmula. Lo mejor es que un usuario se dedique a crear las Hojas de
preparación y otro se dedique a valorarlas, o bien si hay más usuarios
valorando desde una Hoja de Preparación, nombrar las Hojas de
preparación que se exportan anteponiendo el nombre del usuario que debe
valorarla.
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