MagisFor profesional. Generar facturas y adeudos domiciliados

A partir del 1 de febrero de 2014, es obligatorio presentar al Banco las remesas de adeudos en formato SEPA (adeudos directos SEPA). Dicho formato es muy diferente al anterior con lo cual se han añadido varios cuadros de texto en las fichas de las farmacias que hay que rellenar obligatoriamente:

En esta sección se explica paso a paso todo lo que debe hacer para crear el fichero que ha de enviar por Internet a la Web de su Banco para cobrar a sus clientes o deudores.

Configuración del programa de Adeudos: 

Datos del ordenante:

1-Sitúese en el módulo de Contabilidad.

2-Menú Adeudos => Editar adeudos SEPA. Aparecerá el programa para generar los adeudos.

3-Desde la ventana de adeudos vaya a: Menú Adeudos => Editar datos del ordenante. Aparece una nueva ventana.

El acreedor u ordenante es usted. Es imprescindible que rellene correctamente los siguientes campos:

Dígito de control y sufijo: Son dos datos que debe darle su Banco. El dígito de control debe tener 2 caracteres y el sufijo 3 caracteres. Cuidado que este dígito de control no tiene nada que ver con el dígito de control de su IBAN o de su CCC. Ese dígito de control se calcula con el NIF, el sufijo y el país. El sufijo suele ser 001 pero debe preguntarle a su Banco.

Más información sobre el dígito de control aquí

N.I.F: Su NIF

IBAN: Es su cuenta bancaria de 20 dígitos CCC precedida de las letras ESXX en donde XX es el dígito de control que le debe dar su Banco. Si lo desea, puede calcularlo en está página

Nombre: Su nombre tal como lo reconoce su Banco.

Dirección

Código postal

Localidad

Provincia

Categoría de propósito: TRAD (transacción comercial)

Propósito del adeudo: GDDS (operación comercial, PurchaseSaleOfGoods). Puede preguntar a su Banco si es correcta o prefiere que ponga otra (hay cientos).

Todos estos datos irán en la cabecera del fichero de adeudos SEPA y es fundamental que estén todos correctos.

Datos de las farmacias clientes:

1-Desde el módulo principal de MagisFor abra el Menú Archivo => Farmacias. Aparecen sus farmacias clientes.

Hay nuevos cuadros de texto que debe rellenar en todas las farmacias:

Para generar adeudos el tip "Giro" debe estar seleccionado

IBAN: El número de cuenta se transforma ahora en 24 dígitos. Por defecto el programa coloca ES (España) delante del número de cuenta pero usted tendrá que rellenar los dos números que faltan entre ES y el número de cuenta.

Nota: para poder escribir esos dos números deberá antes eliminar los dos espacios que aparecen entre ES y el número de cuenta, ya que el cuadro de texto IBAN no permite escribir más de 24 caracteres.

Persona física o jurídica:

Dependiendo si la farmacia es de un sólo propietario o de varios. (CB, etc)

En la versión 10 de MagisFor, el módulo de adeudos cambia completamente. Para poder seguir viendo los adeudos efectuados anteriormente, se deja disponible también el antiguo programa de adeudos. En el menú Adeudos del módulo de contabilidad ahora aparece:

Las dos primeras opciones generan o editan los nuevos adeudos SEPA y la tercera carga el programa de adeudos antiguo.

En la versión 10, los adeudos SEPA se guardan en una carpeta diferente a los adeudos antiguos.

Adeudos SEPA, carpeta: C:\MagisPar\Adeudos\SEPA

Adeudos antiguos, carpeta: C:\MagisPar\Adeudos

Observe que cada usuario genera los adeudos en su propio ordenador, es decir si ha generado los adeudos desde un determinado puesto de trabajo, tendrá que enviarlos al Banco desde ese mismo puesto de trabajo y no estarán disponibles para el resto de usuarios.

En el nuevo módulo de adeudos hay tres cuadros de texto que son fijos para todos los adeudos y que usted debe controlar antes de pulsar el botón que genera el fichero de adeudos:

La fecha de presentación: Es la fecha en la que va a presentar a su Banco la remesa de adeudos. Para eliminar una fecha, se hace coincidir la fecha de presentación con la fecha de creación del fichero.

la fecha de cobro: Es cuando el Banco va a cobrar al deudor. Como mínimo ha de ser 5 días superior que la fecha de presentación. MagisFor por defecto suma 5 días a la fecha de presentación, pero usted puede cambiarla.

Nota: Poner diferentes fechas de cobro o de presentación, dificultaría mucho la ya complicada estructura del fichero SEPA de adeudos, por ello se pone la misma fecha a todos los apuntes del adeudo. Es decir, el vencimiento en días de la ficha de las farmacias de momento se ignora.

Concepto: contiene información definida por el acreedor (usted) y que la entidad del deudor debe comunicar al deudor cuando adeude la cuenta de su cliente. Es decir es el concepto que la farmacia cliente va a leer en su cuenta bancaria cuando le pague la factura del mes. Se pone el mismo concepto a todas las farmacias.

la columna Referencia: la asigna el acreedor (usted) y permite identificar cada adeudo que presenta y se transmite sin cambios a lo largo de la cadena de pagos hasta el deudor. En caso de producirse una excepción en el tratamiento del adeudo, debe utilizarse esta referencia en la información que se haga llegar al acreedor.

MagisFor pone como referencia del adeudo el número de factura.

Nota: En el momento de escribir esto (08-01-2014), no tengo claro si antes de generar el fichero de adeudos SEPA hay que ordenar la lista de adeudos de alguna manera. Tal como está, el programa ordena las filas por el número de referencia, pero si pulsa el botón ordenar (A/Z) el programa ordenaría por número de IBAN.

Generar facturas y el fichero de adeudos para el Banco:

Generar las facturas:

Si factura por meses, a fin de mes, debe ir a Contabilidad para generar primero las facturas y luego el fichero de adeudos.

Es importante que en el módulo de Contabilidad compruebe lo siguiente:

Menú Configuración => Proteger los números de factura: SI

Los números deben estar protegidos. Sólo debe desprotegerlos si alguna vez por algún error necesita cambiarlos. (Cuando están desprotegidos, si usted vuelve a facturar las facturas cambian su número atendiendo al número que usted introduce).

-Para generar, imprimir o enviar por e-mail las facturas:

Para generar las facturas de un mes o de un intervalo de tiempo (sólo a partir de la versión 8) de todas las farmacias, debe activar abajo a la izquierda en el cuadro Ver/Imprimir, la opción Todas.  En el cuadro Apuntes deje la opción Todos que aparece por defecto y en el cuadro Salida (situado abajo a la derecha) seleccione la opción JPG.

Con eso le dice al programa que quiere salida "Automática" es decir que se enviará la factura según la opción que haya seleccionado en las fichas de las farmacias (por impresora, por email o se dejarán en una carpeta compartida en la nube) todas las facturas del mes de todas las farmacias clientes. Si selecciona la opción "Email JPG-PDF", se enviarán todas por correo.

Cuando pulse el botón Imprimir aparecen varios mensajes y el último mensaje le va a pedir el número de factura con el que quiere iniciar la numeración (debe introducir el último del mes anterior + 1). Es muy recomendable que cuando aparezca el mensaje que le permite poner todas las facturas como pagadas, conteste que no, ya que todavía nadie le ha pagado. Luego cuando lo desee, puede venir aquí y repetir este proceso para decirle a MagisFor que ponga a todas las facturas la marca de pagado.

Comenzarán a generarse y a numerarse las facturas del mes. Como seleccionó Salida JPG (y no Salida Impresora), sucede lo siguiente:

MagisFor mira la ficha de cada farmacia y si la casilla enviar por e-mail está seleccionada, genera la factura como un gráfico JPG listo para enviar por e-mail. El tamaño del gráfico es un DIN A4.

Si la casilla enviar por e-mail de una farmacia no está seleccionada, MagisFor imprime la factura y no genera el JPG.

Esto sólo es así cuando se generan las facturas de TODAS las farmacias. Cuando usted seleccione generar la factura de UNA SOLA farmacia, MagisFor siempre tendrá en cuenta la opción de salida que haya seleccionado en el módulo de Contabilidad (Impresora, pdf o JPG) sin tener en cuenta lo que tenga marcado en la ficha de la farmacia.

Cuando termine de generar todas las facturas, aparecerá un cuadro de diálogo para que usted envíe por e-mail las facturas a sus farmacias clientes.

Importante:

Para que el programa de envío de facturas adjuntas por e-mail funcione, tiene que tener instalado el servidor de correo que viene con su sistema operativo. Ejemplo, para Windows XP es Outlook Express, para Windows Vista, Windows 7 o Windows 8 es Windows Mail, etc. También funciona con Windows Live mail. Windows Live Mail es gratuito y tiene la ventaja de que puede mezclar todo tipo de cuentas, tanto cuentas Web (Gmail, Hotmail) como cuentas POP-SMTP.

No siempre funciona con Outlook de Office u otros servidores de correo.

Además de eso, deberá decirle a Windows que ese programa de correo es el predeterminado en su sistema (Menú Inicio => Panel de Control => Programas predeterminados).

Conviene que configure su programa de correo para que los mensajes se queden en la bandeja de salida sin enviar, de esta forma será más rápido colocar primero todos los envíos en la bandeja de salida, luego pulsa el botón enviar y deja que el programa de correo lo envíe todo sin necesidad de estar usted pendiente.

El módulo de envíos aparece así:

Después del nombre de la farmacia aparece el signo # (almohadilla) y a continuación el e-mail de la farmacia y el fichero adjunto.

Nota: NO DEBE USAR NUNCA EL SIGNO # DENTRO DE LOS NOMBRES DE LAS FARMACIAS.

Si usted ha seleccionado la casilla Enviar todos seguidos (ver gráfico) cuando pulse el botón Enviar, se generará un nuevo mensaje de correo y aparecerá el fichero adjunto con la factura en formato JPG. Si lo desea, puede escribir o pegar un texto en el cuerpo del correo y luego pulse el botón Enviar. El correo pasa con el adjunto a la bandeja de salida e inmediatamente vuelve a parecer otro mensaje con la dirección de la siguiente farmacia y su adjunto. Pulse otra vez Enviar y aparecerá el siguiente. Debe ir pulsando el botón ENVIAR en todos los mensajes que se generan para que pasen a la bandeja de salida.

Después del último mensaje, puede abrir su programa de correo (Outlook Express etc) para enviar todo lo que hay en la bandeja de salida.

NOTA: Si durante este proceso ha habido un fallo, no debe preocuparse porque las facturas ya tienen su numeración. Puede pulsar otra vez el botón Imprimir en Contabilidad y repetir el proceso cuantas veces quiera.

NOTA2: Si estando en la pantalla de envíos decide cancelar todo, el programa le dirá que se van a borrar todas las facturas generadas. Esto no quiere decir que se vayan a perder sus datos, simplemente se borran los ficheros JPG que se han generado y que se iban a enviar por email adjuntos, pero no es ningún problema porque puede volver a generarlos tantas veces como quiera.

Las facturas no se borran nunca, incluso si usted decide eliminar alguna línea desde la ventana de Contabilidad pulsando el botón Papelera, existe una opción el módulo de Contabilidad en el cuadro inferior izquierdo (Apuntes, Eliminados),  si lo selecciona puede ver los apuntes que eliminó.

En estos momentos ya tiene todas las facturas del mes numeradas y enviadas o impresas. Ahora es el momento de generar el fichero de adeudos domiciliados para enviarlo a su Banco y que cobre a sus farmacias clientes.

Generar el fichero de adeudos directos SEPA para el Banco:

En Contabilidad, asegúrese de que la opción Todas en el cuadro Ver/Imprimir está seleccionada.

Desde Contabilidad abra el Menú Adeudos => Generar adeudos

Cuando selecciona ese menú, MagisFor por defecto selecciona en el cuadro Apuntes la casilla No pagados y debajo de los apuntes de la rejilla estilo Excel selecciona también la opción Sólo giros (giros y adeudos es equivalente). Esto quiere decir que se va a crear el fichero de adeudos domiciliados, sólo para aquellas farmacias que en su ficha tengan la opción Giro seleccionado.

Nota: No es obligatorio que seleccione "Sólo giros", si no lo hace MagisFor lo hará por usted.

Nota2: Si cuando usted generó las facturas puso la marca de pagado en todas ellas, deberá ahora y antes de generar el fichero de adeudos, seleccionar en el cuadro Apuntes la opción Todos (por defecto se inicia con la opción de No pagados). Por este motivo más arriba recomendaba que al generar por primera vez las facturas del mes, no se pusieran todas como pagadas.

A continuación cuando ha pulsado Menú Adeudos => Generar adeudos SEPA aparece una ventana con el rótulo desde y el nombre de la primera farmacia de su lista, pulse el botón Aceptar y aparecerá el rótulo hasta y el nombre de la última farmacia de su lista. A continuación aparece el nombre del fichero de adeudos que se va a generar, por defecto se nombran con los 4 dígitos del año, los dos dígitos del mes y los dos dígitos del día. Ejemplo 20140108 que le indica la fecha exacta (al revés) de cuando generó el fichero de adeudos. Esto será útil luego para consultar los adeudos de cualquier mes ya que la lista de ficheros de adeudos aparecerá ordenada.

Después de esto aparecen unos mensajes y se genera un fichero de adeudos que todavía no es el fichero con formato para su Banco. Luego se convertirá en el fichero de adeudos que ha de enviar a su Banco.

Nota: Puede generar el fichero de adeudos del mes (o entre dos fechas) tantas veces como quiera.

Una vez generado este primer fichero para MagisFor, aparece el módulo de Adeudos con todos los datos de las farmacias (para más detalle, ver más arriba esta misma imagen).

Número: (es el número de la farmacia en su fichero de farmacias. No se utiliza para generar el fichero de adeudos SEPA)

Titular de la domiciliación: (Nombre de la farmacia)

IBAN: (20 dígitos del IBAN de las farmacias)

Importe: (Total de la factura que el Banco ha de cobrar)

Código de referencia: MagisFor utiliza como código de referencia el número de factura

Hay más columnas con la dirección de las farmacias etc. Obligatoriamente deberá introducir en la parte superior las fechas de presentación y de cobro y el concepto.

Si necesita cambiar algún dato, puede quitar la protección de edición (Menú Configuración => Bloquear la edición), pero es muy recomendable que los datos ya vengan bien sin necesidad de tocar nada. Una vez desbloqueado, pulsando INTRO en una celda puede cambiar la celda que desee. Luego pulse el botón que tiene un disquete de color naranja pintado para guardar los cambios.

Aquí todavía no se ha generado el fichero de adeudos SEPA. Lo que está viendo son los adeudos en formato para MagisFor. Para generar el formato SEPA debe pulsar el botón que tiene un disquete azulado dibujado (está en la parte central de la barra de herramientas).

Una vez esté todo correcto en esta ventana de adeudos:

Pulse el botón que tiene dibujado un disquete azul para generar el fichero que va a enviar a su Banco.

Por defecto la lista aparecerá ordenada por el número de referencia (número de factura). Si su Banco quiere que estén ordenados por los números de cuenta, pulse el botón A/Z para ordenar las filas por el IBAN.

El fichero de adeudos listo para enviar al Banco, se guardará en la carpeta C:\MagisPar\Adeudos\SEPA y luego MagisFor le preguntará si quiere abrir esa carpeta.

Entre en la Web de su Banco y busque el menú para enviar ficheros de adeudos. Aparecerá una opción para que seleccione el fichero de su disco duro y lo envíe. No tardará más de 10 o 15 segundos en enviarlo.

Si lo desea, puede imprimir desde la ventana de adeudos la lista de adeudos y dársela a su Banco diciéndole que eso ya se lo envió por Internet. También debería imprimir una copia para usted que le permitirá comprobar los pagos.

Los ficheros de adeudos (con formato MagisFor) los puede ver desde el módulo de adeudos siempre que quiera. Desde Adeudos, pulse el botón Abrir y aparecerá una ventana con la lista de sus adeudos mensuales (o entre dos fechas).

Puede abrir cualquiera para imprimir los datos, volver a generar un fichero para el Banco etc...

En la barra de herramientas del módulo de Adeudos, existe el botón Suma, al pulsarlo suma todos los importes de las distintas farmacias. Sólo debe pulsarlo para imprimir la lista. Si va a generar el fichero para el Banco, debe borrar la suma.