Una copia de seguridad
de todos los ficheros en una nueva carpeta (por ejemplo "Copia MagisFor
final 2020"). Para ello, al salir del programa, cuando aparezca la ventana
"Copias de
seguridad", pulse el botón "Nueva carpeta de copia".
Luego realice la copia de seguridad en la nueva carpeta seleccionando todas
las opciones (Copiar parámetros, copiar PNT, etc...)

En realidad lo mejor es hacer
una copia de toda la carpeta MagisFor (Clic con el botón derecho
sobre la carpeta
MagisFor => Copiar y vas a cualquier otra parte del disco duro (ejemplo el
escritorio) y seleccionas Pegar. Al hacer esto último se tiene todo el
programa completo con todos los parámetros, ficheros etc. en otro lugar e
incluso se puede ejecutar el programa (MagisFor.exe) en esta carpeta copia
sin ningún problema.
Copiar el fichero de "Productos"
con un
nuevo nombre que se usará en el 2021. Por ejemplo si su fichero de productos
se denomina Productos 2020", cópielo cómo
"Productos 2021".
Para ello, pulse desde la carpeta "Productos", el primer botón (Abrir
fichero) y cuando aparezca un cuadro de diálogo, pulse el botón "Copiar".
Introduzca la denominación del nuevo fichero sin extensión (Ejemplo: Productos 2021). A continuación seleccione el fichero nuevo (Productos
2021) que se habrá creado y pulse el botón "Abrir" y dígale
al programa que ese va a ser el fichero de productos por defecto.
Poner a cero, el consumo anual, entradas y salidas
de las fichas de todos los productos del nuevo fichero que se ha copiado
para el año 2021 El consumo periodo es todo lo que ha usado en un año
(o en el periodo de tiempo que usted haya decidido), es imprescindible ponerlo a cero
en la copia del fichero de productos, por eso hemos hecho una copia del fichero de productos del año
2020 denominándolo Productos 2021, porque así no pierde el consumo anual del año
2020. Se mide en unidades
(g, gr,
ml, Kg o lo que haya en el campo unidades de su ficha.) El consumo
acumulado es todo lo que ha comprado (en unidades). Año a año se puede ir acumulando sin
problemas. Las entradas es todo lo que ha comprado pero en vez de en unidades, en
euros (a precio de coste) y conviene ponerlo a cero el primer día del año.
Las salidas es lo contrario también en euros (es el precio
ASSS o el precio PVP o el precio de coste, depende del botón que pulse para
valorar). Ambas conviene ponerlas a cero el primer día del año (siempre que se haya hecho una copia del fichero), así sabrá lo que se ha gastado y lo que ha ganado:
(Salidas - Entradas) = beneficios de los
productos, ya que puede comprar a un precio y vender a otro (cada producto tiene 3 precios diferentes con los que usted valora las fórmulas.)
Para poner a cero ciertos campos de TODOS los productos, ha de ir al
menú Productos ==> Borrar
campos.
Debido a que
solo puede existir un fichero de envases, al comenzar un año
no podemos copiar el fichero de envases para poder poner el Consumo anual a
cero etc. Existe una forma de copiarlo para no perder los datos del año
anterior:
Desde la carpeta
PRODUCTOS pulse sobre el botón ABRIR FICHERO.
Aparece la lista de ficheros de productos, y junto a ellos un fichero
llamado ENVASES.PRO que es el fichero de envases. Podemos seleccionarlo y
pulsar el botón COPIAR. Como nombre de la copia le ponemos por ej. ENVASES 2020 de esta forma ahora tenemos el fichero de envases que va a utilizar
el programa que siempre es: (ENVASES.PRO) y su copia con otro nombre. En realidad el nuevo fichero ENVASES
2020
ya no se va a comportar como un fichero de envases sino que ahora se comporta como un fichero de
productos.
Cuando queramos consultarlo o hacer algún listado, bastará abrirlo como si
fuera un fichero de productos e ir al menú LISTADOS ==> PRODUCTOS.
Ahora en el fichero de envases "Envases.pro" ya podemos borrar sus campos
Consumo
periodo,
Entradas, Salidas, porque tenemos una copia del fichero
de envases del año anterior.
En fichero de Pacientes 2021 que
opcionalmente puede haber copiado también a partir del fichero de pacientes
2020, también deberá borrar ciertos campos (menú
Pacientes ==> Borrar Campos ==> (Número de fórmulas y total euros).
NO ES NECESARIO COPIAR ESTE FICHERO. Se recomienda que sólo dé de alta a pacientes muy asiduos, ya que un
fichero de pacientes con exceso de pacientes hará más lento el programa
debido a que cada vez que guarda una fórmula en el RECETARIO, Magisfor ha de
buscar el paciente que ha introducido para ver si está en su fichero de
pacientes. Aunque el paciente no esté guardado en el fichero de pacientes,
usted puede ver sin problemas las fórmulas de un único paciente, aplicando
los filtros que tiene en el RECETARIO. También puede listar las fórmulas de
un único paciente sin que esté registrado en su fichero de pacientes. En el
recetario tiene bastantes datos del paciente sin haberlo dado de alta.
Nota sobre el fichero de productos y los
boletines de análisis:
Los Boletines de Análisis en formato PDF
de su proveedor, se guardan dentro de esta carpeta:
...\MagisFor\CC\"Nombre del fichero de productos"\
Cuando copia un fichero de productos, NO SE COPIAN SUS BOLETINES DE ANÁLISIS
Abrir un nuevo Libro
Recetario. Esto es MUY IMPORTANTE, ya que si no lo hace, el libro recetario irá creciendo indefinidamente y el programa se hará cada vez más lento. Además puede tener un problema y perder todos los datos de muchos años. Lo mejor es abrir un nuevo libro dándole como
primer número, el último del libro anterior mas uno.
Si elabora muchas fórmulas, es incluso más conveniente abrir varios libros
al año. Ejemplo:
Recetario 2021 semestre 1
Recetario 2021 semestre 2
O bien abrir recetario trimestral. En un
fichero recetario solo caben 32.767 apuntes. Para abrir un nuevo recetario: Sitúese en la
carpeta Recetario y pulse sobre el
botón Abrir (primer botón de la barra de herramientas). Cuando aparezca un cuadro de diálogo, pinche sobre el botón
Nuevo e introduzca como nombre por ejemplo Recetario 2021 (sin extensión). De esta forma lo tendrá muy identificado y cuando pasen los años siempre podrá
encontrarlo y abrirlo para buscar un apunte. Al abrir un nuevo libro, lo primero que le piden es que introduzca el número del primer apunte que registrará, por eso
conviene que antes vea el último número del libro del año 2020.

Si
elabora muchas fórmulas convendría crear uno cada trimestre o cada semestre.
Puede tener todos los
recetarios que quiera, pero para la edición profesional, los apuntes contables
de todos sus recetarios se guardan en el mismo sitio (cada farmacia cliente
tiene un archivo contable anual independiente). Cuando busque un apunte por "número de recetario" en un libro y no lo encuentre, el programa le dará la opción de buscarlo en los libros recetarios de otros años y si lo encuentra, lo sacará para volverlo a valorar.
Directamente puede llevar ese apunte de otro RECETARIO a VALORACIÓN para
valorarlo y volverlo a guardar. Magisfor lo guardará en su recetario
activo
habitual.
Si usted durante el año abre varios recetarios, si lo desea
(siempre que el número total de apuntes sea inferior a 32.767), puede unirlos en uno solo, para ello
ha de ir a:
Menú Recetario => Utilidades => Unir recetarios (es
más sencillo buscar algo en un recetario que en doce recetarios). Aunque los
una, no pierde los recetarios individuales.
NOTA: Si ha guardado las
copias de recetas de esos recetarios, dichas recetas no se guardarán en el
nuevo recetario unido. Puede unir recetario, pero no debe borrar los
recetarios individuales que unió.
Importante: Cuando abra un nuevo libro recetario,
Magisfor le preguntará cual va a ser el RECETARIO ACTIVO POR DEFECTO
al entrar al programa:

Debe seleccionar el
nuevo Recetario 2021 y pulsar el botón que tiene una flecha de color
naranja.
En el Menú Recetario
ahora puede ver cual va a ser el Recetario Activo.

Aunque abra otros
recetarios para buscar y valorar apuntes antiguos, las fórmulas valoradas se
guardarán siempre en el Recetario activo. (A no ser que haya seleccionado
el parámetro "Mostrar Recetarios Favoritos" antes de guardar el apunte).
También es importante que cuanto antes guarde una fórmula valorada en el nuevo libro
recetario, ya que un fichero vacío puede producir errores extraños.
Si trabaja con
psicótropos, sería conveniente hacer un listado de
entradas, salidas y
saldo, y pasarlos todos al histórico pulsando el botón "Histórico". Si ha hecho una copia de los ficheros que hemos mencionado más arriba (fórmulas, productos y pacientes), siempre que quiera podrá abrirlos para hacer un listado de ellos.
También puede volver a hacer un listado con el histórico de psicótropos
cuando lo desee.
Nuevo libro de recepción de productos:
El día 1 de enero al
entrar al programa le preguntarán si quiere abrir un nuevo libro de
recepción de productos para el 2021. Debe contestar que si. Lo mismo para el
libro de recepción de envases, material de laboratorio etc. Debe contestar
a todo que "sí".
Estadística del libro recetario:
Desde el menú: Recetario => Estadísticas puede hacer un rápido listado de
las fórmulas elaboradas, agrupándolas por fórmulas, por paciente, por forma
farmacéutica etc... Si tiene
la edición profesional, podrá ver las fórmulas agrupadas por farmacias.
Estadística del compras de productos:
Desde
el menú: Productos => Estadísticas de compras.
Puede ver lo que ha comprado cada mes, tanto en Euros como en
unidades.
Para la edición profesional de
Magisfor:
-Si el
recetario es anual, puede dar a sus farmacias clientes, el libro recetario
completo de todo el año. Para ello desde el módulo principal de Magisfor vaya a:
Menú
Recetario => Imprimir Libro
Y
cuando aparezca el módulo que imprime el recetario:
Menú
Imprimir => Apuntes del recetario => Por fecha (y selecciona dos fechas)
En el
filtro que hay en la parte de abajo selecciona Farmacia e introduce el
nombre de la farmacia cliente para imprimir su libro. También puede enviarlo en
formato Excel pulsando el botón "Excel". (Recomendable formato
Excel .csv, ya que el formato .xlsx aunque queda más bonito,
es muchísimo más lento.
-Si trabaja con el
módulo Control de Envíos:
Aunque al entrar
al programa a principios de año se habrá cambiado el Libro de Control de
Envíos (Control de envíos 2020), probablemente cuando quiera
abrirlo en el módulo de Control de Envíos, no lo verá debido a que
todavía no se ha guardado nada en él. Para poder verlo y abrirlo:
1-Desde el Control
de Envíos pulse el botón "Abrir libro de control de envíos"
Aparece una
ventana con los libros. Arriba debe escribir Control de envíos 2020 y
luego ha de pulsar el botón "Abrir":
En el Control de
Envíos también deberá aparecer el nuevo Recetario 2021:
Es muy conveniente
tener este parámetro activado:
Desde el Módulo
principal de Magisfor:
Menú
Configuración => Parámetros => Recetario => Recetarios independientes para
cada usuario: Sí

Al entrar al
Control de Envíos siempre aparece un mensaje indicándole los ficheros con
los que va a trabajar. Si es necesario, puede cambiarlos.
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