Pesar el producto correcto - Evitar errores en la sustancia o en el lote - Peso real
Se puede comprobar que la sustancia que se va a pesar es la misma que hay en la fórmula y también se comprueba que es el lote correcto. Esto evita que por un descuido se pueda producir un grave error como puede ser pesar una sustancia totalmente diferente de la que está en la fórmula o pesar un lote diferente al lote activo.
Para comprobar que la sustancia es correcta:
Una vez ha valorado la fórmula y la ha guardado en el recetario:
1-Sitúe el cursor en la columna Peso real en la fila de la sustancia que va a pesar y pulse INTRO. 2-Si tiene escáner, lea el código de barras de la etiqueta de recepción del producto.
Con eso se comprueba si la sustancia que va a pesar es correcta y si el lote que va a usar es correcto.
Importante: Es necesario que el escáner esté
programado con una página de códigos ASCII en español. Un escáner se
comporta como un teclado y todos sabemos lo que pasa cuando compramos un
ordenador en USA y ponemos un sistema operativo español. ¡Algunas teclas
del teclado no escriben lo que indican!
Una vez realizados los puntos 1 y 2 del párrafo anterior, pueden suceder 3 cosas diferentes: A-No sucede nada: Indica que el producto que va a pesar es correcto y el lote es el mismo que aparece en la ficha de dicho producto. (Coincide el producto y el lote). B-Aparece el mensaje: Número de registro correcto y número interno diferente: Indica que el producto es el mismo pero que va a pesar un lote diferente al que tiene en la fórmula. C-Aparece el mensaje: Número de registro incorrecto: Este es el error más grave. Indica que va a pesar un producto totalmente diferente al que hay en la fórmula.
(Si aparece un número quiere decir que el escáner está mal programado. Magisfor utiliza la simbología CODE 128 y la página de códigos ASCII en español. Con el manual de su escáner puede programarlo correctamente leyendo una serie de códigos barra).
Una vez introducidos esos códigos, esos número desaparecen (sólo sirven para comprobar que el producto y el lote sean correctos) y el cursor se queda en la misma celda esperando que introduzca el peso real. Puede introducir el peso real manualmente o bien si tiene la balanza conectada al ordenador simplemente pulsando un botón de la balanza se copiará el peso real en su celda correspondiente y el cursor pasará a la celda de abajo. Si ha introducido el peso real manualmente, pulse INTRO para que el cursor baje a la celda Peso real del siguiente producto de la fórmula.
Si su balanza es muy antigua, seguramente la salida de datos será por un puerto serie, en este caso deberá conseguir un adaptador de puerto serie a USB porque los ordenadores ya no tienen entrada de puerto serie:
Nota: Aunque esta comprobación de los productos en teoría ya estaba en la primera versión 8, en la práctica no funcionaba correctamente debido a que los números de registro de cada producto de la fórmula no quedaban guardados en el recetario con lo cual, si no se introducían esos valores inmediatamente después de haber guardado la fórmula en el recetario, se perdían (la columna reg quedaba en blanco). A partir de la versión 8.1.07 funciona bien.
Aclaraciones:
El número de registro (reg) del producto, es el número de registro que ocupa el producto en el fichero de productos. Identifica perfectamente al producto, aunque puede suceder que usted elimine un producto del fichero de productos. En ese caso, el próximo producto que dé de alta, ocupará el registro que eliminó con lo cual el nuevo producto tendrá el mismo número de registro que el que borró. Esto solo será un problema si aún tiene en stock parte del producto que eliminó. Como norma lógica general, NO DEBE ELIMINAR UN PRODUCTO de su fichero de productos mientras tenga stock del mismo en buenas condiciones de uso.
El número interno del producto identifica perfectamente el lote utilizado. Es más fiable utilizar el número interno que usar el lote, ya que puede hacer varias compras separadas del mismo lote que tendrán diferentes números internos. El número interno que se utiliza se supone que es el mismo que el que aparece en la ficha del producto. Cuando termina un frasco de una sustancia, debe DARLO DE BAJA (Fin de envase), para ello, en la ficha del producto pulse el botón "L" (LOTE) y en la pequeña ventana donde aparecen todos los lotes y números internos de ese producto, seleccione el lote o número interno que va a dar de baja y pulse el botón Papelera para darlo de baja. Después si va a usar otro lote o número interno diferente, selecciónelo y pulse el botón "A" para que sea el lote activo eso hará que al salir todos sus datos se copien en la ficha de PRODUCTOS (ese será el lote de producto que va a usar la próxima vez). Cuando un producto está caducado, deberá hacer lo mismo (darlo de baja seleccionando el lote y pulsando el botón papelera). Tanto las altas como las bajas quedan anotadas en el Libro de recepción de productos.
Cuando está pesando un producto y se termina antes de pesar todo, si coge un frasco con un lote diferente para terminar de pesar, deberá anotar en la columna Lote junto al primer lote, este nuevo lote. Ejemplo: Se empieza a pesar un producto con el lote 1234 y se termina de pesar con el lote 5678 Coloca el cursor en la celda Lote, pulsa INTRO y debe añadir: 1234-5678 (1234 ya lo puso MagisFor, usted tiene que escribir al lado el segundo lote utilizado).
-Para los MUY EXIGENTES:
(Válido solo para la versión 16 o superiores)
Durante la elaboración, si tiene un ordenador y un escáner cerca de la balanza y la balanza está conectada al ordenador, puede comprobar 2 cosas importantes:
1-Que el producto y el lote que va a pesar se corresponde con el producto y el lote que hay en VALORACIÓN o en el RECETARIO: Para ello sitúa el cursor en la celda "Peso real", pulsa INTRO y a continuación con el escáner lee el código de barras de la etiqueta del producto. Si el producto y el lote coinciden, Magisfor no avisaba y si no coincidía alguno de ellos, aparecía un mensaje.
2-Introducir el peso real: Si la balanza está conectada al ordenador, pulsando un botón de la balanza pasan los datos a la columna "Peso Real" de la carpeta VALORACIÓN o en el RECETARIO.
Hasta la versión 15, aquí se podía hacer trampa, ya que tanto el punto 1 como el punto 2 se podían introducir manualmente a través del teclado. A partir de la versión 16 usted puede definir un tiempo máximo para introducir dichos datos. Ejemplo 1 segundo y si los datos no se introducen en ese tiempo, Magisfor los borra. Esto implica que el usuario ya no puede introducir los datos por el teclado. Ese tiempo se cambia con un nuevo parámetro que hay en: Menú Configuración => Parámetros => Recetario:
1000 indica que hay 1 segundo de tiempo para introducir tanto el código de barras como el peso real (1 segundo para cada uno de ellos). Conviene empezar a probar con 0,5 segundos (500) e ir subiendo ese tiempo si no es suficiente. Si introduce un cero no se hace la comprobación y queda como estaba en la versión 15. Tampoco cambiará el color del fondo de las celdas.
Para que quede constancia de que el usuario ha utilizado el escáner para comprobar la sustancia y el lote, después de la lectura, Magisfor pone el fondo de la celda de diferentes colores:
Fondo verde: Indica que al escanear el código de barras de la etiqueta del producto, el producto y el número interno (lote) coinciden. esta es la situación ideal.
Fondo azul: Indica que el producto es correcto pero no coincide el número interno ni el lote. En este caso, sucede un error que el usuario puede fácilmente subsanar. Basta con que cambie desde su teclado el lote y el número interno y coloque en las celdas correspondientes el lote y núm.int. del producto que tiene en la mano. El fondo permanecerá azul indicando que se ha tenido que hacer una corrección.
Fondo rojo: En este caso, el producto que tenemos en la mano es totalmente diferente al que debemos pesar. Es el error más grave. Aquí es obligado buscar el producto correcto y volver a escanear su código de barras. Si no se hace eso, Magisfor no permite introducir en esa casilla roja el peso real.
Sin color de fondo: No se ha escaneado el código de barras de la etiqueta del producto.
Esta comprobación la puede hacer tanto en el RECETARIO como en la carpeta VALORACIÓN antes de guardar el apunte en el RECETARIO. Para algunas fórmulas que contienen un producto que a su vez es otra fórmula, si esta segunda fórmula no es un producto intermedio, no hay más remedio que escanear los códigos de barra de la segunda fórmula en VALORACIÓN. Cuando guarde el apunte en el RECETARIO, los colores de fondo de las celdas también se guardarán.
Cuando vaya a imprimir la Guía de Elaboración y otros informes: Los pesos reales quedan con una marca en su parte izquierda atendiendo al color de fondo de sus celdas: Estas marcas son:
Para fondo verde = .
Para fondo azul = :
Para fondo rojo = !
Hay que tener en cuenta que cambiar el color de las celdas lleva su tiempo... Esto implica que cuando haga "clic" con el ratón en un apunte del recetario, tardará un poco más en mostrar los datos.
-Nuevo parámetro: Error en el peso real
Menú Configuración => Parámetros => Recetario:
(Si introduce un cero, no se comprueba el error)
Cuando el peso real supere un porcentaje del peso que indica la fórmula aparecerá un mensaje:
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