Actualización 11 con una farmacia cliente

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Cosas que necesita saber antes de la instalar la actualización 11

 

Para la edición profesional que utiliza el módulo de CONTABILIDAD, ES MUY IMPORTANTE QUE INSTALE LA ACTUALIZACIÓN 11 DE MAGISFOR JUSTO DESPUÉS DE GUARDAR LA ÚLTIMA FÓRMULA DEL MES EN CURSO EN EL RECETARIO. NO SE PUEDE GUARDAR FÓRMULAS EN EL RECETARIO DEL MISMO MES CON LAS DOS VERSIONES DE MAGISFOR (10 Y 11), PORQUE LAS FÓRMULAS GUARDADAS CON LA VERSIÓN 10 HAY QUE FACTURARLAS CON EL MÓDULO DE CONTABILIDAD DE LA VERSIÓN 10 (ESE MÓDULO SIGUE EXISTIENDO EN LA VERSIÓN 11) Y LAS FÓRMULAS GUARDADAS EN EL RECETARIO CON LA VERSIÓN 11 SÓLO SE PUEDEN FACTURAR CON EL MÓDULO DE CONTABILIDAD DE LA VERSIÓN 11.

 

Para la edición profesional de Magisfor (elaboración a terceros)

 

La CONTABILIDAD de la versión 11 ha cambiado de formato radicalmente, se ha tenido que añadir numerosos campos nuevos en los registros contables como por ejemplo el % de IVA, el % de recargo de equivalencia, el propio Recargo de Equivalencia (RE), el PVP, la base imponible y otros.

El tamaño de los registros contables ha aumentado, con lo cual con la versión 10 no se pueden ver los apuntes contables de la versión 11 y al revés tampoco, con la versión 11 no se pueden ver los apuntes contables de la versión 10. Esto implica que no se pueden mezclar apuntes de la versión 10 con apuntes de la versión 11, por eso la versión 11 habrá que instalarla a fin de mes justo después de haber guardado en el recetario el último apunte del mes, porque si guarda fórmulas en el RECETARIO con la versión 10, se guardan tanto en el RECETARIO como en CONTABILIDAD con un formato incompatible con la versión 11.

Facturar apuntes de la versión 10 cuando lo desee no es un problema ya que la versión 11 contiene también el módulo de CONTABILIDAD 10, por lo tanto puede ver o facturar apuntes contables de la versión 10.

 

Solución a ese problema:

1-Descargar la actualización 11 unos días antes de final de mes o el último día.

2-Instalar la versión 11 cuando ya no se vaya a guardar en el RECETARIO ninguna fórmula de ese mes.

La facturación no es obligatorio que la haga justo a final de mes, porque el módulo de CONTABILIDAD de la versión 10 sigue existiendo en la versión 11. Lo más importante es que no guarde en el recetario ninguna fórmula valorada que tenga que facturar con la versión 11, porque todo lo que guarde con la versión 10 tendrá que facturarlo con el módulo de contabilidad de la versión 10 (el módulo de CONTABILIDAD de la versión 10 sigue existiendo en la versión 11: Menú Archivo => Apuntes versión 10 o anterior)

 

Haciendo eso no habrá problemas, ya que las nuevas fórmulas valoradas que se guarden en el RECETARIO y en CONTABILIDAD, se facturarán con el nuevo módulo de CONTABILIDAD 11 que muestra muchas más columnas (ver aquí)

Tampoco habrá problemas con la contabilidad de la versión 10, podrá verla en el módulo de CONTABILIDAD de la versión 10 que sigue existiendo. Tiene un menú nuevo en el módulo de CONTABILIDAD de la versión 11:

Menú Archivo => Apuntes de la versión 10 o anterior.

Lo que hace esa opción, es cargar el módulo de CONTABILIDAD de la versión 10 de Magisfor y puede ver la contabilidad como la veía en la versión 10 (o anterior).

 

Los apuntes contables de la versión 10 se encuentran en la carpeta "Listados", mientras que los apuntes contables de la versión 11 se encuentran en la carpeta "Contabilidad".

El módulo de CONTABILIDAD de la versión 11 sólo trabaja con los apuntes contables que hay en la carpeta "Contabilidad" mientras que el módulo de contabilidad de la versión 10 trabaja con los apuntes contables que hay dentro de la carpeta "Listados". Obviamente los apuntes contables de la carpeta "LISTADOS" terminan en la fecha que usted instala la versión 11 de Magisfor, por eso es importante que instale la versión 11 justo a final de mes después de haber facturado y antes de guardar una fórmula valorada en el RECETARIO. En la versión 11, cuando desde el RECETARIO guarda un apunte contable, directamente va a la carpeta "Contabilidad" y con formato para la versión 11.

 

Una vez instalada la versión 11 deberá cambiar varios parámetros manualmente:

 

1-Ir a: Menú Configuración => Parámetros y comprobar estos parámetros:

 

 

Normalmente debe dejar activadas las opciones "Aplicar IVA" y "Aplicar R.E.", porque el IVA es obligatorio, y el Recargo de Equivalencia sólo se aplicará a aquellas farmacias que tengan activado el R.E. en su ficha. Debe preguntar a sus farmacias clientes si les ha de aplicar el R.E. o no.

 

Si desea aplicar legalmente el R.E. pero no cobrarlo, deberá además añadir el incremento de descuentos que hay en el gráfico en la columna de la derecha. (Más información aquí).

Para las fórmulas magistrales debe seleccionar el primer IVA (4%). Si elabora otras fórmulas (ejemplo fórmulas para veterinaria o fórmulas cosméticas), deberá tener esas fórmulas en un fichero diferente y aplicarle otro IVA y otro R.E. La mejor forma de automatizar eso para despreocuparse es personalizar los parámetros de cada fichero de fórmulas. Por defecto cualquier fichero de fórmulas que abra, utilizará los parámetros que hay en Menú Configuración => Parámetros, pero cada fichero de fórmulas puede tener sus propios parámetros, para ello, abra el fichero de fórmulas cuyos parámetros quiera personalizar y vaya a:

 

Menú Configuración => Parámetros

 

En la parte superior derecha tiene la opción para personalizar los parámetros de un fichero de fórmulas:

 

 

Por ejemplo, si el fichero "Fórmulas ejemplo" fuese de cosmética, habrá que aplicarle un IVA del 21% y un R.E. (opcional) del 5,2%. Para personalizar esos parámetros en ese fichero de cosméticos, seleccione el IVA correcto (IVA3) y luego pulse el botón "Guardar Configuración". Ahora siempre que abra ese fichero, se utilizará la configuración de parámetros (IVA y otros) que haya guardado en él:

 

Observe que ahora un poco antes de pulsar el botón "Guardar configuración", está seleccionado el IVA3:

 

 

Importante: Después de personalizar los parámetros de un determinado fichero de fórmulas, no olvide volver a poner esos parámetros por defecto que quiere para sus ficheros de fórmulas en general, porque siempre se utilizarán por defecto los parámetros que deje cuando salga de Configuración. En este ejemplo, antes de salir de Configuración, debe volver a elegir el IVA1 (4%) que es el más común.

 

A partir de la versión 11, en el RECETARIO verá los porcentajes de IVA y RE que se han aplicado. En el caso del descuento, si decide incrementar un % de descuento para que en el precio final a la farmacia cliente (PVF) no se cargue el RE, también lo verá en el RECETARIO. -0,335% que aparece en la imagen de abajo indica que además del descuento normal se ha incrementado ese descuento un 0,335%.

 

 

 

En la ficha de cada farmacia, a la derecha del NIF aparece el Recargo de Equivalencia (R.E.):

 

 

El R.E. sólo se añadirá en CONTABILIDAD si aquí está marcado.

 

También es muy importante que seleccione correctamente la forma de enviar las facturas (y otros informes) a sus farmacias clientes. En la ficha de las farmacias clientes aparecen estas opciones:

 

 

Ahora puede entregar las facturas (o cualquier otra cosa) dejándolas en una carpeta compartida con su farmacia cliente, ya no es necesario enviar todo por email, pero tenga en cuenta que para que eso sea posible antes deberá compartir en la nube una carpeta con su farmacia cliente (ver el punto 2 siguiente).

En la carpeta de CONTABILIDAD de la versión 11, aparecen estas opciones:

 

 

Para facturar con la versión 11, lo normal sería seleccionar la opción "Automático". Eso lo que hace al facturar es leer la opción de facturación de la ficha de cada farmacia cliente para enviar la factura al lugar adecuado (impresora, Impresora PDF (obsoleto), JPG y PDF por e-mail, o dejar la factura en una carpeta compartida en la nube de Google Drive o OneDrive).

 

2-Compartir carpetas en las nubes de OneDrive o Google Drive con las farmacias clientes:

Tiene toda la información aquí

 

3-El tamaño de las fuentes en el nuevo módulo de CONTABILIDAD debe ser inferior a 9.
Para cambiar el tamaño hay que ir al menú:

 

 

La fuente y el tamaño que ponga en la pantalla es lo que se va a utilizar para imprimir las facturas. Un tamaño mayor de 9, solapará unas columnas con otras. Lo ideal es un tamaño de 8 (en la realidad es 8,25), aunque también depende del tipo de letra, por ejemplo la fuente Verdana es más ancha que la fuente Arial o Tahoma.

 

Algunos nombres de campos en el registro de contabilidad se han cambiado.

Ejemplos:

Total se sustituye por PVF (Precio de Venta a la Farmacia cliente)

El formato para imprimir la factura es más flexible:

Menú Configuración => Formato de factura

 

 

y aparece esta ventana:

 

 

Algunos campos no aparecen porque se imprimen siempre.

 

Todas las novedades de la versión 11 las tiene aquí