Elaboración a terceros

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Ayuda básica para elaborar y facturar a terceros:

 

Para poder imprimir los nombres de las farmacias clientes, lo primero que hay que hacer es introducir una clave que aparece aquí:

Menú Configuración => Parámetros => Imprimir => Botón “Clave de seguridad – Protección cabeceras”

 

 

Con ese número os damos la clave correspondiente que tenéis que introducir ahí mismo. Hay que tener en cuenta que cada puesto de trabajo tiene un número y una clave diferente.

Esquemáticamente para facturar a terceros hay que hacer lo siguiente:

 

Lo primero es dar de alta las farmacias clientes:

 Menú Archivo => Farmacias. Es muy importante que la mayoría de los campos estén rellenos.

 

 

Estos son campos imprescindibles:

 

Dirección

 

N.I.F.

 

R.E.: (recargo de equivalencia): Es muy importante tenerlo seleccionado si a la farmacia cliente le ha de añadir en la factura el recargo de equivalencia. Los diferentes IVA y R.E. se modifican aquí: Menú Configuración => Parámetros => Fórmulas.

 

E-mail: Puede haber un solo email o bien dos (uno para que reciban las facturas y otro para que reciban otros informes como prospectos, etiquetas etc...)

 

Descuentos

 

Nombre en etiqueta: Esto sirve por si quiere que en las cabeceras de etiquetas, prospectos etc, aparezca un nombre diferente, por ejemplo en la lista de farmacias tiene como nombre ALONSO GONZALEZ JUAN y como nombre en informes y etiquetas puede tener FARMACIA JUAN GONZALEZ. Si "Nombre en etiqueta" lo deja en blanco el nombre de la farmacia cliente se escribirá tal como está en la lista de farmacias.

 

Factura, Giro: Estas dos opciones tienen que estar seleccionadas obligatoriamente.

 

Factura por impresora, email, Google Drive o OneDrive: Si selecciona por ejemplo “Factura por E-mail”, cuando al final de mes facture, se enviará la factura automáticamente por e-mail. Si alguna farmacia tiene seleccionado “Factura por impresora”, en vez de enviarse por email, se imprimirá. Factura por Google Drive o por OneDrive, de momento es mejor que no lo use si no tiene mucha experiencia, se trata de dejar las facturas, informes, etc en una carpeta compartida en la nube, ni siquiera se ha de enviar nada por email.

Más información sobre este tema aquí

 

IBAN: Es necesario para poder cobrar las facturas automáticamente por adeudos domiciliados en su Banco.

 

Forma de envío: Lo que ponga aquí aparece luego en la etiqueta de envío, lo mismo para la ruta.

 

Portes: Si el envío tiene un costo fijo (siempre el mismo), puede ponerlo aquí. Si no lo pone no pasa nada porque luego cuando haga el control de envíos se puede meter un costo a todas las farmacias.

 

%Incremento honorarios: Sólo se usa si quiere aumentar los honorarios de las fórmulas.

Todos los cuadros de texto que se ven de color rojo (Referencia única de mandato, Fecha de firma, tipo de adeudo, etc...), se rellenan luego automáticamente cuando estén todas las farmacias clientes dadas de alta (Menú Utilidades).

 

Identificación del deudor: También se pondrá bien automáticamente según el tipo de N.I.F. que tenga la farmacia cliente. De todas formas conviene revisarlo.

 

Cuando después de valorar guarda la fórmula en el RECETARIO, si la fórmula es de una farmacia cliente, lo primero que hay que hacer es pulsar el botón que tiene unos prismáticos dibujados. Aparece la lista de las farmacias clientes y se selecciona la farmacia que encargó la fórmula. Esto se denomina “Asignar una farmacia a una fórmula”.

 

 

Cuando ya están todos los datos de la carpeta RECETARIO correctos, pulsamos el botón que está en el RECETARIO a la izquierda de la fórmula (segundo empezando a contar por abajo) que estará con un fondo rojo:

Al pulsar este botón se crea el apunte contable para esa farmacia que aparecerá cuando a fin de mes se hacen las facturas y el botón que crea el apunte contable toma un color de fondo blanco indicando que ese apunte ya está contabilizado.

 

Después hay que pulsar el botón que está en el RECETARIO en la barra de herramientas y tiene una impresora dibujada

Aparecerá la ventana desde donde se imprime casi todo. Si ese ordenador tiene la clave de seguridad correspondiente introducida, se imprimirá en los informes y etiquetas el nombre y los datos de la farmacia que encargó la fórmula.

La clave de seguridad se introduce una vez al año yendo a: Menú Configuración => Parámetros => Imprimir => Botón "Clave se seguridad"

 

Todo eso es lo básico para luego poder facturar a final de mes o cuando se quiera facturar.

 

Para facturar hay que ir a CONTABILIDAD, para ello se puede ir o bien desde el Menú Recetario => Libro de Contabilidad o bien en la carpeta RECETARIO pulsando el botón que está a la izquierda de la fórmula en la parte de abajo (tiene un libro dibujado)

Aparece el módulo de Contabilidad. Aquí la primera vez que se entra hay que rellenar algunas cosas. Estas son las cosas más básicas que es necesario rellenar en CONTABILIDAD:

 

Menú Configuración => Cabecera => Factura y lo mismo para Cabecera => Carta.

Es lo que va a aparecer en las cabeceras de las facturas (el nombre de tu farmacia, NIF, dirección etc.)

 

Menú Configuración => Texto antes del nombre: Si antes del nombre de la farmacia cliente quieres que aparezca algo. Por ejemplo Sr. o Sra., etc... Hay que tener en cuenta que en la facturación siempre va a aparecer el nombre tal como está en la lista de nombres de las farmacias (y no el nombre de la etiqueta e informes).

 

Menú Configuración => Impresoras: Seleccionas las impresoras que vas a utilizar para las facturas que salgan en papel. En cada puesto de trabajo has de seleccionar la impresora. La impresora PDF es por si tienes un programa a modo de impresora que te genera un PDF.

 

Menú Configuración => Márgenes dirección farmacias: Distancias en mm horizontal y vertical donde quieres que se imprima los datos de la farmacia cliente.

 

Menú Configuración => Fijar tamaño actual: Fija el tamaño de la ventana de CONTABILIDAD. Lo normal es estirarlo un poco hacia la derecha para ver bien todas las columnas. También puedes cambiar de tamaño las columnas y la letra etc... Una vez lo veas bien todo, "Fijas el tamaño actual" para que permanezca.

 

Menú Configuración => Filtro permanente: NO (es importante que esté en NO).

 

Menú Parámetros => Proteger los números de factura: SÍ (Esto es muy importante que esté en "Sí").

 

Menú parámetros => Excluir mi farmacia: Sí (para no ver ni imprimir las facturas de tu propia farmacia).

Esos son los parámetros básicos que hay que comprobar.

 

Para facturar:

Lo normal es facturar una vez al mes, pero se puede facturar también entre dos fechas. Supongamos que se factura una vez al mes:

A final de mes hay que ir a CONTABILIDAD. Aquí veremos todos los apuntes del recetario que se asignaron a las distintas farmacias clientes. Por defecto se ven los apuntes del mes actual.

En la parte de abajo de la ventana CONTABILIDAD aparecen estas opciones:

 

 

 

Ver/Imprimir: Para generar todas las facturas hay que poner "Todas"

Apuntes: "Todos"

Filtro: "Todos"

Salida: "Automático": Cuando se selecciona la salida automática, Magisfor mira en la ficha de cada farmacias cómo ha de enviar la factura (por impresora, por email, por Google Drive o por OneDrive). Sólo imprimirá la factura en papel a aquellas farmacias que en su ficha tengan seleccionada la opción "Factura por impresora".

 

Después de comprobar estos puntos, para facturar el mes se pulsa el botón que está en la barra de herramientas y tiene una impresora dibujada:

Aparece una ventana y hay que seleccionar la opción "Factura"

 

 

En la siguiente ventana, a la pregunta "Desea ver sólo los apuntes no facturados" como estamos facturando por mes completo, se puede contestar que no, si facturamos por ejemplo por semanas deberíamos seleccionar "Sí" para no ver los apuntes que ya fueron facturados. Siempre que queramos repetir una factura deberemos contestar "No".

 

En la siguiente ventana preguntan: "Desea ver sólo los apuntes no pagados". Según lo que se quiera imprimir habrá que contestar Sí o No, por defecto lo mejor es contestar "No". Si más adelante cuando ya le hayan pagado quiere hacer una nueva factura con los apuntes "No pagados", puede contestar "Sí".

 

A continuación aparece una ventana en donde está el primer número de factura que se va a asignar. Aquí debe comprobar que es el siguiente número a la última factura que hizo. Si se repite una facturación y las facturas ya tienen cada una su número, no hay que preocuparse por el número que aparece aquí, ya que si en el Menú Parámetros => Proteger los números de factura está seleccionado "Sí", no se cambiarán los números de facturas.

Si alguna vez se comete algún error y queremos cambiar los números de factura, hay que poner ese parámetro en "No", con eso se sobreescriben los números de factura.

 

 

A continuación al pulsar "Aceptar" se recorre toda la lista de farmacias y al final aparece una ventana con las facturas que hay que enviar por email. Por supuesto, para poder enviar las facturas por email es necesario que en la ficha de cada farmacia esté correcto su email. Tal vez algunas facturas habrán salido por la impresora si en su ficha estaba marcada la opción "Salida por impresora". También es posible que algunas facturas se hayan dejado en carpetas compartidas en la nube (Google Drive o OneDrive).

 

Importante: Para que funcione el envío por email, debe utilizar un programa de correo adecuado. No sirve Gmail. Funcionan todos los servidores de correo que vienen con Windows (Windows mail, Windows Live Mail etc...). También funciona bien el servidor de correos gratuito Mozilla Thunderbird que puede descargar desde la Web de Magisfor en el apartado Accesorios. En los TUTORIALES de la Web tiene más información.

Una vez enviadas o impresas las facturas, el siguiente paso es generar los adeudos domiciliados para enviarlos a su Banco para que los cobre. En los TUTORIALES de la Web (para la edición profesional) tiene mucha información sobre este tema.

 

Más información aquí