Trabajar en dos Comunidades diferentes con una farmacia cliente

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Trabajar y facturar en dos Comunidades diferentes

 

Nota1: Para versiones 11, anteriores a la versión 12.0.08 este texto es válido excepto que cada Comunidad debe de tener también un fichero de productos independiente, es decir necesita trabajar con dos ficheros de productos diferentes.

 

Nota2: A partir de la versión 12.0.8 ya no es necesario tener dos ficheros de productos, ya que en la ficha de los productos hay dos precios ASSS diferentes (ASSS1 y ASSS2) y en la carpeta VALORACIÓN también dispone de dos botones diferentes para valorar para el Seguro: Botón ASSS1 y botón ASSS2.

 

Que aparezca 1 solo precio y botón ASSS o dos depende de un nuevo parámetro:

Menú Configuración => Parámetros => Productos => "Mostrar 2 precios ASSS": Sí/No

 

 

 

Si usted está en una ciudad de una provincia muy cercana a otra ciudad de otra provincia diferente y elabora fórmulas a terceros, es posible que necesite valorar de dos formas diferentes. Ejemplo si está en una ciudad de Castellón muy cerca de una ciudad de Tarragona y elabora fórmulas a farmacias de Tarragona, necesitará valorar de diferente manera cuando las fórmulas sean para Tarragona.

 

En este ejemplo, para Castellón debe seleccionar el parámetro "España general" y para Tarragona "Cataluña". En la valoración de una y otra Comunidad cambian muchas cosas (los factores, precios de productos y excipientes etc., todo superable excepto las formas farmacéuticas. El problema de las diferentes formas farmacéuticas es que no coinciden en ambas Comunidades. Ejemplo:

 

En Tarragona las soluciones pueden ser:

7-Soluciones acuosas

7A-Soluciones alcohólicas <= 30% de alcohol

7B-Soluciones alcohólicas 21-50% de alcohol

7C-Soluciones alcohólicas > 50% de alcohol

 

Para Castellón sólo existe esta forma farmacéutica de soluciones:

7-Soluciones, enemas

 

Claramente para valorar para Tarragona no va a poder utilizar su fichero de fórmulas de Castellón porque las formas farmacéuticas no coinciden.

 

Solución al problema:

 

Es necesario que tenga dos ficheros de fórmulas diferentes y opcionalmente, dos recetarios diferentes. A partir de la versión 12.0.08, no necesita tener dos ficheros de productos diferentes ya que cada producto tiene dos precios ASSS1 y ASSS2 diferentes.

 

Para hacerlo más sencillo, Magisfor le permite personalizar los parámetros de los ficheros de fórmulas.

 

Para personalizar un fichero de fórmulas:

Por ejemplo quiere crear un fichero de fórmulas para Tarragona. Si lo desea puede copiar su fichero de fórmulas dándole otra denominación, por ejemplo si su fichero de fórmulas se denomina Fórmulas 2016 pulsa el botón "Abrir fichero" de la barra de herramientas de la carpeta FÓRMULAS y en la ventana que aparece, selecciona su fichero "Fórmulas 2016", luego pulsa el botón "Copiar" y a la copia le da el nombre "Fórmulas Tarragona". Ahora tiene dos ficheros de fórmulas idénticos, sólo falta aplicarle los parámetros de Cataluña al fichero "Fórmulas Tarragona". También es muy conveniente abrir un nuevo recetario para guardar las fórmulas de Tarragona.

 

Ahora para personalizar los parámetros primero abre en el módulo principal de Magisfor los 3 ficheros correspondientes a Tarragona:

-Fórmulas Tarragona

-Recetario Tarragona 2016

-Productos 2016

 

A continuación va a: Menú Configuración => Parámetros

Le aparece esta ventana con estos datos:

 

 

En la parte derecha están los tres ficheros que tiene abiertos en el programa. A la izquierda está la lista de comunidades, debe escoger la comunidad "Cataluña" y debe comprobar que los factores y los datos de los honorarios (botón editar honorarios) son correctos. Luego en la parte derecha pulse el botón "Guardar configuración"

Al hacer eso se guardan para ese fichero de fórmulas los parámetros que haya en ese momento y aparece bien definido el botón "Eliminar configuración". Cuando ese botón está bien definido quiere decir que ese fichero de fórmulas tiene unos parámetros personalizados y debajo del nombre del fichero de fórmulas aparece el mensaje "(Configuración personalizada)", deberá tener en cuenta que cuando cambie el factor, el IVA, los precios de los excipientes o cualquier otro parámetro, deberá eliminar la configuración personalizada, modificar los parámetros y volver a guardar la configuración personalizada.

 

 

Cuando guarda la configuración aparece este mensaje:

 

 

 

Ahora cuando usted abra el fichero "Fórmulas Tarragona" automáticamente se abrirán los ficheros Recetario Tarragona 2016 y Productos 2016, así mismo, las formas farmacéuticas que aparecerán en la carpeta FÓRMULAS serán las de Cataluña y se valorará con los honorarios y todos los parámetros correspondientes a Cataluña.

 

Muy importante: Después de personalizar un fichero de fórmulas, antes de salir de Configuración, debe dejar los parámetros correctos de su Comunidad. (Más abajo se explica más detalladamente)

 

Como también va a trabajar para las farmacias de su comunidad (Castellón), tendrá que personalizar también su fichero de fórmulas:

Abra sus ficheros (Fórmulas Castellón y Recetario Castellón 2016), el fichero de productos como es el mismo ya está abierto.

El fichero recetario para Castellón debe contener en su denominación una almohadilla "#" (luego se explica el por qué).

 

Vaya otra vez a Menú Configuración => Parámetros

Aparecen sus ficheros y deberá seleccionar la comunidad "España general" y pulsar el botón "Guardar configuración"

 

 

Ahora ya tiene personalizado tanto su fichero de fórmulas de Castellón como su fichero de fórmulas para Tarragona y basta abrir uno u otro para que cambie también el recetario, los productos y los parámetros de la comunidad correspondiente (factores P, honorarios, valores de excipientes etc.)

 

Aunque tenga recetarios diferentes para ambas comunidades, la CONTABILIDAD de las farmacias estará toda junta. En su fichero de FARMACIAS, deben estar dadas de alta todas las farmacias, tanto las de su comunidad como las de Tarragona. Si desea separar la contabilidad, gracias a que el nombre del recetario de Castellón contiene una almohadilla "#" (Recetario Castellón # 2016), en el módulo de CONTABILIDAD usted puede aplicar los filtros para ver todos los apuntes de ambas comunidades o para ver los apuntes de cada comunidad por separado:

 

 

-Todos: Verá todas las farmacias (las de su comunidad y las de Tarragona) y todos los apuntes.

-Sólo sin #: Verá sólo los apuntes de las farmacias de Tarragona

-Sólo con #: Verá sólo los apuntes de las farmacias de su comunidad (Castellón).

 

También puede facturar junto o por separado.

 

Es importante que los números de ambos recetarios no se solapen, es decir, es mucho mejor que no haya números de recetarios comunes en ambos recetarios, porque si los hay, en CONTABILIDAD tendrá apuntes contables diferentes pero con el mismo número de recetario y esto puede causar ambigüedad a la hora de buscar por ejemplo un apunte por el número de recetario.

Puede comenzar un recetario por el número 1 y el otro por ejemplo por el numero 10001.

 

Trabajando con dos ficheros de fórmulas personalizados, debe de tener cuidado cuando por ejemplo abra un fichero de fórmulas diferente a los dos que suele utilizar, ya que cambiará el fichero de fórmulas (y los parámetros de valoración) pero es usted quien debe decidir qué fichero de productos y qué recetario utilizar con ese fichero de fórmulas.

 

Muy importante: Después de personalizar un fichero de fórmulas, antes de salir de Configuración, debe dejar los parámetros correctos de su Comunidad.

 

Magisfor trabaja de la siguiente manera:

 

Cuando usted va a Menú Configuración => Parámetros, al salir de ahí, siempre se guarda en un archivo denominado WARF-General los parámetros que estaban definidos en el momento de salir. Este archivo WARF-General es el que se va a utilizar siempre para valorar fórmulas de todos los ficheros de fórmulas que no estén personalizados.

 

Cuando usted va a Menú Configuración => Parámetros y personaliza un fichero de fórmulas asignándole además un fichero de productos y un recetario, Magisfor guarda esos parámetros en un archivo diferente. Por ejemplo si usted está personalizando el fichero de fórmulas "Fórmulas Tarragona 2016" en el momento que pulsa el botón "Guardar Configuración" se genera el archivo: "WARF-Fórmulas Tarragona 2016" que contiene los parámetros específicos que hay que utilizar cuando se valoren fórmulas de ese fichero de fórmulas. Si después de personalizar el fichero de fórmulas de Tarragona, sale de Configuración sin haber cambiado los parámetros que pertenecen a Tarragona, se generará el archivo WARF-General que contendrá los parámetros de Tarragona en vez de los de su Comunidad. Por eso es muy importante dejar siempre los parámetros de su Comunidad antes de salir de Configuración.

 

Resumen:

-Para valorar cualquier fichero de fórmulas que no esté personalizado se utiliza el archivo de parámetros: WARF-General

-Para valorar un fichero de fórmulas personalizado, se utiliza el archivo de parámetros: WARF-Nombre del fichero de fórmulas

-Al salir de configuración siempre debe comprobar que los parámetros son correctos para su Comunidad.

-Cuando en Configuración pulsa el botón "Eliminar Configuración" lo que hace es eliminar el archivo WARF-Nombre del fichero de fórmulas, con lo cual para ese fichero de fórmulas volverá a utilizar los parámetros que haya en el archivo WARF-General.

-El archivo WARF-General siempre se vuelve a generar cada vez que sale de configuración y en él se guardan los parámetros que en ese momento había en Configuración.

 


 

Otra forma de hacerlo:

 

Si prefiere no unir el fichero de fórmulas con el recetario y con el fichero de productos, puede simplemente personalizar los dos ficheros de fórmulas asociándoles la Comunidad con todos sus parámetros. Luego activa un parámetro que le permitirá elegir en que recetario se va a guardar la fórmula valorada.

 

Para ello:

Se hace lo mismo que se ha visto arriba, pero al los ficheros cuyos parámetros se personalizan, no se le asocian ni el fichero de productos ni el recetario:

 

Observe que está seleccionada la opción "No asociar ni el RECETARIO ni el fichero de PRODUCTOS".

 

 

Al pulsar el botón "Guardar Configuración", ese fichero de fórmulas siempre se valorará con los parámetros que está viendo en la pantalla (Comunidad, Factores P, etc..)

 

Hay que hacer lo mismo con el otro fichero de fórmulas de Tarragona:

 

 

En este caso se asocia al fichero de fórmulas los parámetros de valoración de Cataluña.

 

Para poder trabajar con dos recetarios diferentes, debe activar un parámetro:

 

Vaya a: Menú Configuración => Parámetros => Recetario y ponga "Sí" en el parámetro: "Mostrar lista de recetarios favoritos antes de guardar el apunte"

 

 

Al hacer eso, cada vez que valore una fórmula, en el momento de guardarla en el recetario aparecerá una ventana de este tipo:

 

 

Aquí tiene que dar de alta sus dos recetarios. Pulsa el botón nuevo dos veces e introduce los nombres de sus dos recetarios:

 

 

Ahora ya puede elegir en que recetario va a guardar la fórmula valorada.

 

Personalmente veo más recomendable la otra forma de hacerlo, ya que de esta forma es fácil cometer el error de meter sin querer un apunte valorado en un recetario que no corresponde.

 

Como se decía más arriba, es muy importante que uno de los dos recetarios tenga el signo almohadilla # en su denominación, ya que luego eso le permitirá ver la CONTABILIDAD de ambos recetarios toda junta o separada utilizando el filtro que hay en el módulo de CONTABILIDAD:

 

 

Si elige "Todos" verá toda la contabilidad de todos los recetarios.

Si elije "Sólo sin #" verá la contabilidad de todos los recetarios que en su nombre no tengan la almohadilla #

 

También gracias a ese filtro podrá imprimir o enviar por correo etc, las facturas separando las Comunidades.

El fichero de adeudos domiciliados para enviar a su Banco para el cobro, también podrá hacerlo todo junto o separado.