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Barra de herramientas:
Botón Envases: Si lo pulsamos, desaparece la lista de productos y aparece la lista de nuestros envases. Hay que tener en cuenta que ficheros de productos podemos tener todos los que queramos, pero de envases sólo uno.
Botones Copiar y Pegar: Copian y pegan lo que tengamos seleccionado en la ficha del producto. Botones Insertar línea, Eliminar línea: Añaden o quitan una línea a la ficha.
El botón papelera como en todas las demás carpetas, elimina completamente un elemento de la lista.
Botón Copiar registro: Copia un registro completo del fichero.
Botón Pegar registro: Inserta en cualquier fichero de productos el registro copiado anteriormente. Esto es útil si por ejemplo se quiere pasar un registro de un determinado fichero de productos a otro fichero diferente. Puede abrir dos ventanas MagisFor y trabajar con dos ficheros diferentes de productos.
Campos de la ficha:
Cada producto tiene en su ficha tres precios diferentes:
Precio Coste: Es el precio real de la sustancia. Precio ASSS: Precio que paga el Seguro. Precio PVP: Podemos definir que sea el costo multiplicado por un factor.
(pa-ex): En este campo podemos introducir muchas cosas. En el caso que vemos más arriba, introducimos vs porque el producto sólo se puede dispensar al Seguro como vía tópica Incid.: Aquí introducimos las incidencias de la sustancia. En nuestro caso, el 13 Cis Retinoico es de especial control médico, así que escribiremos: Incid: ec. Luego cuando valoremos una fórmula que contenga este producto, en la columna pa, aparecerá vs-ec y en el cuadro de texto incidencias aparecerá el aviso de que sólo se puede dispensar para vía tópica y que necesita un control médico. En estos dos campos, usted puede introducir cualquier cosa de 2 letras, pero hay unas abreviaturas que reconoce el programa y le van a proporcionar información después de la valoración:
EXCIPIENTES: "ex": Excipiente (Todo lo que no es ex es principio activo.)
ex debe introducirse siempre en el campo (pa-ex)
"pa": Principio activo general
Campo envase: En este campo puede introducir las siguientes abreviaturas: x: Necesita envase de plástico topacio o: necesita envase de vidrio. ox: Vidrio topacio.
Cuando se valora por el Seguro (Precio ASSS), según la Comunidad a la que pertenezca, cada envase tiene un precio diferente según el tipo y el tamaño. Los precios se cogen de una tabla de envases del Seguro que usted puede modificar. Si valora con el precio de coste o el PVP, aparecerá la lista de sus envases para que seleccione uno, y el programa le dirá si es necesario que sea de vidrio, topacio etc.
Campo psicotropo: Si el producto es un psicotropo, en este campo debe introducir una "s" y si es estupefaciente una "e". Esto es necesario ya que cuando valore una fórmula con psicotropos, se anotará la Salida en la carpeta de Psicotropos de forma automática.
Campo densidad: Es útil introducir la densidad en productos que tengan la densidad alejada de "1", ya que entonces 1 ml y 1 gr no es lo mismo. Si en la ficha usted tiene como unidades el gr y en la fórmula ha puesto ml, si no ha introducido la densidad, el programa considerará que 1 gr = 1 ml. En el alcohol por ejemplo es importante definir la densidad.
Stock mínimo: Definir un stock mínimo para un producto puede servirnos para hacer un listado en donde sólo aparezcan los productos cuyo stock está por debajo del mínimo.
Consumo anual, Compra total, Entradas, Salidas: El Consumo anula nos indica la cantidad de cada producto que hemos consumido en un año. cada 1 de enero haremos una copia del fichero de productos dándole otro nombre y pondremos su stock anual a cero. haremos lo mismo con la compra anual, entradas y salidas. Si desea más información, vaya a ¿Que debo hacer al comenzar un nuevo año? La Compra total se va acumulando año tras año. Las Entradas es la suma de todo lo que hemos comprado en un año expresado en Euros, y las salidas es el consumo anual expresado en Euros.
Más abajo están los campos referentes a la factura de compra de cada producto. Cuando hemos adquirido una cantidad de un producto, hemos de venir aquí con la factura y pulsar con el ratón sobre el botón PEDIDOS. Esto es muy importante, ya que si tratamos de cambiar algunos de esos campos sin haber pulsado el botón Compra, el programa no nos dejará hacerlo. Que sea así, se debe a que después de una compra, el programa ha de hacer bastantes cosas:
-Actualizar los precios de coste y PVP. -Actualizar los stocks. -Actualizar la compra total. -Guardar un registro de la compra el el Libro de recepción de productos.
Pulse aquí para más información
Además de anotar las compras, también estamos obligados a introducir un registro en el Libro de Recepción de Productos cuando se termina un producto, o un apunte de Rechazado cuando un producto no cumple los controles de análisis. Cualquiera de las tres opciones creará un registro en el Libro de recepción de Productos.
Explicaremos aquí los campos que pueden causar confusión:
Lote: En la ficha de un producto aparece siempre por defecto el lote de la última compra. Podemos tener hasta 5 lotes de un mismo producto. Al valorar una fórmula, en la columna "Lote" de la carpeta "Valoración", aparecerá el lote que haya en la ficha. Pinchando con el ratón sobre la palabra "Lote", aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Desde esta ventana puede dar de alta nuevos lotes, eliminar lotes de productos terminados etc. Para que aparezca un lote en la ficha del producto, selecciónelo y pulse el botón que tiene una mano dibujada.
Además de dar de alta los lotes, desde esa pantalla puede hacer ventas a granel de cualquier producto.
Otros campos:
Otros: Por ejemplo si hay portes.
Número de envases: Es la cantidad de unidades en que va envasado el producto que hemos comprado. Por ejemplo si compramos 2 gr de tretinoina, probablemente habrá 2 envases de 1 gr.
Número interno: Es un número que se genera automáticamente sumando 1 cada vez que se compra un producto. Este número habrá que escribirlo en el envase que hemos adquirido y sirve para su identificación. cada vez que valoremos una fórmula, se guardará en el recetario además del lote del producto, su número interno.
Sinónimo 1, Sinónimo 2: En realidad son distintas denominaciones para el mismo producto. Por ejemplo, Isotretinoina y 13 cis retinoico. Ambas denominaciones aparecerán en la lista de productos.
Cuadro ASSS: Si está marcado indica que el producto lo admite el Seguro.
Aceptación y Rechazo: Por ley, el farmacéutico debe decidir si la sustancia que acaba de adquirir es válida para elaborar fórmulas o no. Por defecto aparece siempre Aceptación activada.
CARACTERÍSTICAS DE UN PRODUCTO:
Sirve para introducir las propiedades y características de cada producto. ES MUY ÚTIL para productos con excepciones. Por ejemplo, la betametasona, tiene estas excepciones: (como monofármaco, o asociado a un queratolítico para el tratamiento de psoriasis. Se admite la asociación a gentamicina y tetraciclinas por vía oftálmica).
Todo eso lo podemos escribir en las Propiedades de la ficha del producto, y trasladar a los campos (pa-ex) e Incid. lo siguinete: (pa-ex): mf Incid.: ps El cuadro de texto superior de las propiedades de un producto, lo podremos imprimir junto a la fórmula y el Modus Operandi. Cuando valoramos una fórmula con betametasona, veremos en la columna pa, la abreviatura: mf-ps que ya nos da una idea de lo que sucede, pero tal vez no nos baste. Si en valoración o en el recetario nos situamos encima de la betametasona y pulsamos el botón derecho del ratón, aparecerá una ventana con la ficha de la betametasona. Por eso es conveniente introducir las excepciones en la ficha del producto.
LIBRO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS:
Cada vez que compramos una sustancia, hemos de anotar los datos de la factura, caducidad, lote etc en su ficha. Para ello se pulsa el botón Compra (botón de color amarillo) y se van introduciendo los datos. Al terminar se pulsa el botón Aceptar y es entonces cuando se actualizan los precios de coste, el PVP, los stocks etc. También el programa nos preguntará si queremos anotar la compra en el Libro de recepción de productos. La imagen que aparece más abajo es la vista de un trozo del libro de recepción de productos. Aparecen todos los datos de la compra y algunos más.
Igual que el libro de Recepción de productos, también tendremos un libro de recepción de Envases y un libro de recepción de Material.
LISTADOS:
A la pantalla de listados se accede desde el menú LISTADOS. En MagisFor puede hacer de cualquier fichero, el listado que se le ocurra, ya que tiene la opción de seleccionar los campos del fichero que quiere listar, y también de imponer todas las condiciones que desee. Existen macros de listados que lo que hacen es guardar los campos y condiciones que haya escogido para la próxima vez que quiera hacer un listado igual. Un listado útil es por ejemplo el de productos con stock por debajo del mínimo, o para ver el total de las compras de todos los productos desglosados, o cualquier otra cosa que se le ocurra. Una vez se ha escrito el listado en la pantalla, puede sumar las columnas que quiera. También puede imprimirlo y modificar el tamaño de la letra para que le quepa en el ancho de su hoja.
Desde aquí también puede ver o imprimir los listados de entradas, salidas y saldos de las sustancias psicotropas o estupefacientes.
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