Todos los cuadros de texto que se ven de color rojo (Referencia única de mandato, Fecha de firma, tipo de adeudo, etc...), se rellenan luego automáticamente cuando estén todas las farmacias clientes dadas de alta (Menú Utilidades).

Identificación del deudor: También se pondrá bien automáticamente según el tipo de N.I.F. que tenga la farmacia cliente. De todas formas conviene revisarlo.

Cuando después de valorar guarda la fórmula en el RECETARIO, si la fórmula es de una farmacia cliente, lo primero que hay que hacer es pulsar el botón que tiene unos prismáticos dibujados. Aparece la lista de las farmacias clientes y se selecciona la farmacia que encargó la fórmula. Esto se denomina “Asignar una farmacia a una fórmula”.

Cuando ya están todos los datos de la carpeta RECETARIO correctos, pulsamos el botón que está en el RECETARIO a la izquierda de la fórmula (segundo empezando a contar por abajo) que estará con un fondo rojo:

Al pulsar este botón se crea el apunte contable para esa farmacia que aparecerá cuando a fin de mes se hacen las facturas y el botón que crea el apunte contable toma un color de fondo blanco indicando que ese apunte ya está contabilizado.

Después hay que pulsar el botón que está en el RECETARIO en la barra de herramientas y tiene una impresora dibujada

Aparecerá la ventana desde donde se imprime casi todo. Si ese ordenador tiene la clave de seguridad correspondiente introducida, se imprimirá en los informes y etiquetas el nombre y los datos de la farmacia que encargó la fórmula.

La clave de seguridad se introduce una vez al año yendo a: Menú Configuración => Parámetros => Imprimir => Botón "Clave se seguridad"

Todo eso es lo básico para luego poder facturar a final de mes o cuando se quiera facturar.

Para facturar hay que ir a CONTABILIDAD, para ello se puede ir o bien desde el Menú Recetario => Libro de Contabilidad o bien en la carpeta RECETARIO pulsando el botón que está a la izquierda de la fórmula en la parte de abajo (tiene un libro dibujado)

Aparece el módulo de Contabilidad. Aquí la primera vez que se entra hay que rellenar algunas cosas. Estas son las cosas más básicas que es necesario rellenar en CONTABILIDAD:

Menú Configuración => Cabecera => Factura y lo mismo para Cabecera => Carta.

Es lo que va a aparecer en las cabeceras de las facturas (el nombre de tu farmacia, NIF, dirección etc.)

Menú Configuración => Texto antes del nombre: Si antes del nombre de la farmacia cliente quieres que aparezca algo. Por ejemplo Sr. o Sra., etc... Hay que tener en cuenta que en la facturación siempre va a aparecer el nombre tal como está en la lista de nombres de las farmacias (y no el nombre de la etiqueta e informes).

Menú Configuración => Impresoras: Seleccionas las impresoras que vas a utilizar para las facturas que salgan en papel. En cada puesto de trabajo has de seleccionar la impresora. La impresora PDF es por si tienes un programa a modo de impresora que te genera un PDF.

Menú Configuración => Márgenes dirección farmacias: Distancias en mm horizontal y vertical donde quieres que se imprima los datos de la farmacia cliente.

Menú Configuración => Filtro permanente: NO (es importante que esté en NO).

Menú Parámetros => Proteger los números de factura: SÍ (Esto es muy importante que esté en "Sí").

Menú parámetros => Excluir mi farmacia: Sí (para no ver ni imprimir las facturas de tu propia farmacia).

Esos son los parámetros básicos que hay que comprobar.

Lo normal es facturar una vez al mes, pero se puede facturar también entre dos fechas. Supongamos que se factura una vez al mes:

En la parte de abajo de la ventana CONTABILIDAD aparecen estas opciones:

Ver/Imprimir: Para generar todas las facturas hay que poner "Todas"

Salida: "Automático": Cuando se selecciona la salida automática, Magisfor mira en la ficha de cada farmacias cómo ha de enviar la factura (por impresora, por email, por Google Drive o por OneDrive). Sólo imprimirá la factura en papel a aquellas farmacias que en su ficha tengan seleccionada la opción "Factura por impresora".

Después de comprobar estos puntos, para facturar el mes se pulsa el botón que está en la barra de herramientas y tiene una impresora dibujada:

Aparece una ventana y hay que seleccionar la opción "Factura"

En la siguiente ventana, a la pregunta "Desea ver sólo los apuntes no facturados" como estamos facturando por mes completo, se puede contestar que no, si facturamos por ejemplo por semanas deberíamos seleccionar "Sí" para no ver los apuntes que ya fueron facturados. Siempre que queramos repetir una factura deberemos contestar "No".

En la siguiente ventana preguntan: "Desea ver sólo los apuntes no pagados". Según lo que se quiera imprimir habrá que contestar Sí o No, por defecto lo mejor es contestar "No". Si más adelante cuando ya le hayan pagado quiere hacer una nueva factura con los apuntes "No pagados", puede contestar "Sí".

A continuación aparece una ventana en donde está el primer número de factura que se va a asignar. Aquí debe comprobar que es el siguiente número a la última factura que hizo. Si se repite una facturación y las facturas ya tienen cada una su número, no hay que preocuparse por el número que aparece aquí, ya que si en el Menú Parámetros => Proteger los números de factura está seleccionado "Sí", no se cambiarán los números de facturas.

Si alguna vez se comete algún error y queremos cambiar los números de factura, hay que poner ese parámetro en "No", con eso se sobreescriben los números de factura.

A continuación al pulsar "Aceptar" se recorre toda la lista de farmacias y al final aparece una ventana con las facturas que hay que enviar por email. Por supuesto, para poder enviar las facturas por email es necesario que en la ficha de cada farmacia esté correcto su email. Tal vez algunas facturas habrán salido por la impresora si en su ficha estaba marcada la opción "Salida por impresora". También es posible que algunas facturas se hayan dejado en carpetas compartidas en la nube (Google Drive o OneDrive).

Importante: Para que funcione el envío por email, debe utilizar un programa de correo adecuado. No sirve Gmail. Funcionan todos los servidores de correo que vienen con Windows (Windows mail, Windows Live Mail etc...). También funciona bien el servidor de correos gratuito Mozilla Thunderbird que puede descargar desde la Web de Magisfor en el apartado Accesorios. En los TUTORIALES de la Web tiene más información.

Una vez enviadas o impresas las facturas, el siguiente paso es generar los adeudos domiciliados para enviarlos a su Banco para que los cobre. En los TUTORIALES de la Web (para la edición profesional) tiene mucha información sobre este tema.