Entrega de facturas, informes etc a la farmacia cliente, en una carpeta compartida de Google Drive o de OneDrive

A partir de la versión 11 ya no es necesario enviar por e-mail las facturas, informes o cualquier otra cosa. Ahora MagisFor puede colocar todo lo que quiera darle a la farmacia cliente en una carpeta compartida accesible por usted y por su farmacia cliente al mismo tiempo. Esa carpeta compartida se encuentra en una nube que nos cede un proveedor (Google o Microsoft).

Cómo funciona la nube:

Para Google Drive:

Se crea una carpeta denominada Google Drive en el disco duro del ordenador de la farmacia que elabora las fórmulas, dentro de la carpeta del usuario que entró a Windows:

En este ejemplo de abajo, en mi usuario "Augusto Cervera" se ha creado la carpeta Google Drive

Esta carpeta Google Drive, está en el disco duro del ordenador de la farmacia que elabora las fórmulas y existe una copia idéntica de esta carpeta en la nube de Google. Cualquier cambio que se haga en la carpeta Google Drive del ordenador, se copiará inmediatamente en la carpeta gemela de la nube, es decir la carpeta del ordenador y la de la nube están sincronizadas. Dentro de la carpeta Google Drive gemela en la nube estarán las carpetas compartidas accesibles para las distintas farmacias clientes.

OneDrive (de Microsoft) también está en la carpeta del usuario, pero para verla y que funcione deberá iniciar sesión en el ordenador con un usuario registrado en Microsoft, ejemplos: SuNombre@hotmail.com, SuNombre@outlook.com, etc.

Para que Google Drive funcione correctamente no necesita entrar a Windows como un usuario de Gmail, sólo es necesario iniciar sesión en Gmail en Google Chrome o en otro explorador.

Cómo funciona en MagisFor:

La farmacia que elabora las fórmulas tiene una carpeta en su PC denominada Google Drive y/o OneDrive (según sea el proveedor Google o Microsoft), como ambas funcionan igual, veremos cómo funciona en Google Drive:

Cuando en la ficha de una farmacia cliente selecciona la opción "Factura por Google Drive"  se genera automáticamente dentro de la carpeta Google Drive\Farmacias\, una carpeta cuyo nombre es el número de registro de la farmacia. Por ejemplo si la FARMACIA EJEMPLO tiene el número de registro 27, MagisFor creará dentro de la carpeta Google Drive\Farmacias la carpeta 27. Ahora sólo falta compartir esa carpeta 27 con la FARMACIA EJEMPLO y una vez compartida todo lo que introduzca MagisFor o usted en esa carpeta 27 será accesible para la FARMACIA EJEMPLO. Más adelante se explica cómo se comparte la carpeta de la farmacia cliente.

Lo que ha sucedido es que se ha creado la carpeta 27 en su disco duro e inmediatamente se ha creado una copia de esa carpeta 27 en la nube de Google (la nube es en realidad un disco duro que está en Google conectado a Internet). Ahora ambas carpetas 27 están sincronizadas y la FARMACIA EJEMPLO podrá ver todo los que hay dentro de la carpeta 27 de la nube.

Por ejemplo, si usted tiene 20 farmacias clientes y quiere que todo se haga por Google Drive, dentro de la carpeta Google Drive de su ordenador (y también la carpeta en la nube), se crearán 20 carpetas diferentes denominadas 1, 2, 3,...... 20. Cada una de esas carpetas será compartida por la farmacia correspondiente y cuando facture, MagisFor dejará cada una de las facturas en su carpeta correspondiente para que la farmacia cliente la coja cuando quiera. Además de las facturas, puede dejar prospectos, listados, resúmenes etc. A partir de la versión 11 de MagisFor todo lo que antes podía enviar por e-mail, lo puede dejar también en la carpeta compartida de la farmacia cliente. Todo sucede de forma automática, MagisFor se encarga de colocar cada cosa en su sitio. (A partir de la versión 13 también se comparten las copias de receta, ya que cada apunte del recetario puede tener asignada una copia de receta).

En CONTABILIDAD al hacer las facturas o albaranes, puede seleccionar la salida:

Si elige como salida "Automático", Magisfor cada vez que hace una factura o albarán a una farmacia cliente, mira en la ficha de la farmacia la forma de entregar esa factura o ese albarán:

y según lo que esté seleccionado, enviará la factura a la impresora o la enviará por email o bien la dejará en una carpeta compartida de Google Drive o de OneDrive.

Cómo compartir la carpeta con la farmacia cliente:

Pulse aquí si tiene la versión 10 de Windows

(Lo siguiente ya no es así si tiene Windows 10)

Para otras versiones de Windows (a partir de la versión 7):

En el momento en que en la ficha de una farmacia selecciona por ejemplo la opción "Factura por Google Drive", Magisfor genera una carpeta exclusiva para esa farmacia cliente en:

"C:\Users\Nombre del usuario\Google Drive\Farmacias\"

Después de que Magisfor genera la carpeta de la farmacia cliente dentro de su carpeta Google Drive (Ej: supongamos que la FARMACIA EJEMPLO tiene el número de registro 27), en este ejemplo se generará la carpeta 27 y estará aquí:

"C:\Users\Nombre del usuario\Google Drive\Farmacias\27"

Y para compartir dicha carpeta con la farmacia cliente, se hace lo siguiente:

(Esto sólo lo tiene que hacer una vez):

-Clic encima de la carpeta 27 (o la que corresponda) con el botón derecho del ratón y en el menú que aparece se escoge la opción "Google Drive" => "Compartir":

 Aparece la siguiente ventana:

Ahí debe introducir la dirección de correo de la farmacia cliente número 27. Luego al pulsar Enviar aparece la siguiente ventana:

Y la FARMACIA EJEMPLO recibirá este correo:

Ahora la farmacia cliente (FARMACIA EJEMPLO) cuando pulse el botón "Abrir" de ese correo, ya tiene acceso a la carpeta 27 que está en la copia de nuestra carpeta Google Drive de la nube de Google. Si la FARMACIA EJEMPLO lo desea, a su vez puede dar acceso a alguien de su confianza para que también tenga acceso a la carpeta 27 de la nube.

En el ordenador de la farmacia que elabora las fórmulas, para que todo eso sea posible, en el caso de la opción de Google Drive hay que instalar un pequeño programa que va a mantener ambas carpetas (la de su ordenador y la de la nube) sincronizadas.

Si aún no tiene la carpeta Google Drive instalada, puede ir aquí para que se instale:

https://www.google.com/intl/es/drive/download/

OneDrive de Microsoft funciona igual, pero si usted ya tiene la versión 8.1 de Windows o superior, no necesita instalar nada porque si ha entrado con una dirección de correo de Microsoft, directamente verá la carpeta OneDrive dentro de su usuario (ver imagen de arriba). (En este ejemplo, yo entro a Windows como augustocervera@hotmail.com, por eso en mi usuario aparece la carpeta OneDrive).

Si no tiene instalada dentro de su usuario la carpeta OneDrive, puede instalarla desde esta dirección:

https://onedrive.live.com/about/es-es/download/

Nota: OneDrive NO FUNCIONA CON WINDOWS XP

Trabajar así, con carpetas compartidas, tiene la ventaja de que ya no ha de imprimir nada, ni tiene que utilizar un programa de correo para enviar facturas o documentación. MagisFor coloca todo lo que genera en la carpeta compartida y cada farmacia cliente tiene (opcionalmente) disponible el acceso a su carpeta compartida.

Hay que tener en cuenta varias cosas importantes para trabajar en la nube:

-Cada usuario conectado a la red en la farmacia que elabora las fórmulas, tiene su carpeta OneDrive personalizada, esto implica que cada usuario tendría que compartir las carpetas de las farmacias clientes con cada una de las farmacias clientes con lo cual la farmacia cliente tendría muchas carpetas compartidas diferentes (una por cada puesto de trabajo de la farmacia que elabora las fórmulas).

Ejemplo:

Suponiendo que en la farmacia que elabora las fórmulas hay 3 ordenadores conectados que utilizan MagisFor y que los usuarios de cada uno son.

USUARIO-01

USUARIO-02

USUARIO-03

Cada usuario en la farmacia que elabora las fórmulas, tendrá su carpeta OneDrive con carpetas con los nombres de las farmacias clientes y cada usuario deberá compartir sus propias carpetas con las farmacias clientes, con lo cual cada farmacia cliente tendrá 3 carpetas diferentes compartidas con la farmacia elaboradora (una de cada usuario de la farmacia que elabora las fórmulas).

Por ejemplo la farmacia cliente 27 tendrá tres carpetas 27 diferentes de estos 3 usuarios de la farmacia elaboradora:

C:\Users\USUARIO-01\OneDrive\Farmacias\27

C:\Users\USUARIO-02\OneDrive\Farmacias\27

C:\Users\USUARIO-03\OneDrive\Farmacias\27

Para evitar eso:

Los tres usuarios deberán entrar a OneDrive con la misma dirección de correos de Microsoft (Hotmail o Outlook). De esta forma todos los usuarios tienen acceso a las mismas carpetas en las nubes.

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